Veiligheid in het magazijn is een duidelijke trend. Elk jaar worden er door de Stichting ‘Veiligste Magazijn van het Jaar’ weer winnaars van de verkiezing gekozen. Achtereenvolgens waren dat Nissan, Tata Steel, AkzoNobel, Philips Lighting, Abbott Biologicals en Jabil Circuits.
Wat moeten bedrijven doen om hun magazijn aan dat illustere rijtje toe te voegen? De belangrijkste les: ‘veiligheid is een kwestie van een bewustwordingsproces en consequent volhouden’. De magazijnen die in het verleden de veiligheidsprijs hebben gewonnen, zijn in meerdere opzichten voorbeeldmagazijnen. Ze zijn niet alleen veilig, maar scoren een hogere productiviteit, maken minder fouten, kampen met een minder hoog ziekteverzuim en hebben meer tevreden medewerkers, wat leidt tot een laag verloop en een stabiele organisatie. Daarmee kent het aspect veiligheid dus meerdere criteria en voordelen, die zich dus vooral ook bedrijfseconomisch laten terugvertalen. Veiligheid is dus geen ordinaire kostenpost in het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO), maar levert – mits goed en consequent doorgevoerd – daadwerkelijk ook financiële voordelen op. En dat is belangrijk in de voortdurende slag met de concurrentie.
5S-Methode
Bijna elke winnaar van het Veiligste Magazijn heeft bewust of onbewust de 5S-methode geïmplementeerd. Dat is een van oorsprong Japanse methode die zorgt voor een opgeruimde, overzichtelijke en schone werkplek. Belangrijk daarbij is de betrokkenheid van de medewerkers. Veel projecten mislukken namelijk omdat niet wordt voldaan aan de vijfde S, die staat voor volhouden. Ze steken eenmalig veel energie in het project, maar laten het daarna weer versloffen en dan zijn alle inspanningen voor niets. De 5S-methode is alleen succesvol als er een cultuur ontstaat van bewustwording van het belang van veiligheid op de werkvloer en waarin iedereen zijn collega durft aan te spreken als hij/zij zich niet aan de afspraken houdt. Dat geldt vooral ook voor de dagelijkse leiding op de werkvloer en het bedrijfsmanagement.
5S is een methode gericht op het verbeteren van de organisatie met de werkplek als uitgangspunt. Door die te optimaliseren, worden verspillingen tegen gegaan, de kwaliteit verbeterd en indirect het welzijn en de veiligheid van de medewerkers verhoogd. Kortom: een goed georganiseerde werkplek en omgeving biedt tal van voordelen. Een overzichtelijke werkomgeving is niet alleen veiliger, maar ook efficiënter. Het invoeren van de 5S methode zal daarbij vrijwel altijd positief bijdragen aan het bedrijfsresultaat. Slordigheid en gebrek aan netheid leiden makkelijk tot ongevallen. Struikel- en valgevaar door rondslingerend materiaal, risico op uitglijden op een natte, of vettige vloer, het zijn maar enkele – voor velen zeer herkenbare – voorbeelden. Het 5S-systeem streeft een schone, goed georganiseerde en overzichtelijke werkplaats na. Op die manier neemt vanzelf ook de arbeidsveiligheid toe.
Betrokkenheid en motivatie
Een belangrijk aandachtspunt is de betrokkenheid en motivatie van de medewerkers. Die verdwijnt als sneeuw voor de zon, als de leidinggevenden niet zelf het goede voorbeeld geven. Daarnaast is het belangrijk om de ‘prestaties’ te meten – ook het aantal ongelukken of schades – en die consequent terug te koppelen richting de medewerkers. Veel winnaars van het ‘Veiligste Magazijn’ beginnen de werkdag met een korte opstartbespreking, waarin wordt teruggeblikt op de vorige dag. Wat ging gisteren goed en wat ging fout? Wat zijn de aandachtspunten voor vandaag? Om de betrokkenheid onder het magazijnpersoneel te vergroten, kan een warehousemanager of ploegleider de sessie elke week door één van de medewerkers laten leiden. Dat zorgt voor een hele actieve participatie en motivatie. Een voorwaarde voor betrokken en gemotiveerde medewerkers is het serieus nemen van hun ideeën. De mensen op de magazijnvloer zien vaak als eerste wat wel en niet goed gaat en kunnen met zinvolle verbetervoorstellen komen. In 80% van de magazijnen gebeurt er echter niets met al die voorstellen en horen medewerkers er nooit meer iets over. Zorg ervoor dat verbetervoorstellen serieus worden opgepakt. En als je ze doorvoert, doe dat op de juiste manier en bewaak de voortgang.
Technische hulpmiddelen
De markt voorziet in een ruim aanbod van voorzieningen die de veiligheid verhogen en bewaken. Bedenk altijd dat het vooral hulpmiddelen zijn en dat ze in veel gevallen geen automatische garantie bieden voor veiliger werken. Om rijdende heftrucks fysiek te scheiden van voetgangers in het magazijn en aanrijdingen te voorkomen, is het aanbrengen van vloersignalering een relatief eenvoudige en nuttige oplossing om voetganger- en heftruckzones van elkaar te scheiden. Hetzelfde geldt voor het plaatsen van verkeersborden. Aanvullend kunnen op onoverzichtelijke en drukke punten bolle spiegels worden opgehangen, waarmee om de hoek gekeken kan worden. Heftrucks en reachtrucks kunnen worden uitgerust met camera’s, die behulpzaam zijn bij het veilig afzetten van hooggeplaatste goederen, of om over de hoge palletlading te kijken. Geluid- en lichtsignalen waarschuwen voetgangers voor naderende heftrucks. Het visuele waarschuwingssysteem ‘BlueSpot’ werpt een heldere blauwe vlek op de vloer. Chauffeurs en voetgangers zien direct en onmiskenbaar dat een heftruck nadert.
Cultuuromslag
Veilige magazijnen hebben feitelijk allemaal een cultuuromslag gemaakt en voeren die consequent door. In veiligheidsbewuste magazijnen zijn op diverse locaties onder andere duidelijke rapportages te vinden, waarin KPI’s over doelstellingen en resultaten worden bijgehouden en teruggekoppeld en kwaliteitsbewaking komt vaak tot stand met behulp van ‘Kaizen’; oftewel constante verandering naar verbetering. Dat alles verhoogt de efficiency en vergroot – als het goed wordt uitgevoerd – ook de betrokkenheid van het magazijnpersoneel. Gedragsregels zijn op strategische plekken in het magazijn duidelijk zichtbaar en visueel weergegeven. Door de regels niet teveel met tekst, maar met pictogrammen aan te geven, zijn ze doorgaans meteen voor iedereen en alle nationaliteiten duidelijk.
