Het plan voor een centraal logistiek en facilitair centrum is ingegeven door nood aan meer ruimte voor klinische activiteiten in het gebouw van het Algemeen Ziekenhuis Maria Middelares in Gent. “We hebben onderzocht hoe we ruimte in het gebouw kunnen vrijmaken. En de beste oplossing is het verhuizen van het centraal magazijn en de distributie-apotheek naar een externe locatie”, verklaart Isabel Verniers, stafmedewerker Co-CEO/COO bij Maria Middelares.
Al snel bleek dat verhuizing veel meer voordelen oplevert dan alleen ruimtewinst in Gent. “Sinds begin 2024 vormen we samen met AZ Sint-Vincentius Deinze één organisatie onder de naam Maria Middelares. Door de magazijnen en apotheken van beide ziekenhuizen en van de poliklinieken in Gentbrugge en Aalter samen te voegen op een centrale locatie, kunnen we efficiënter opereren en grotere volumes inkopen”, legt Verniers uit.
Daarnaast neemt ook de veiligheid en duurzaamheid toe, twee speerpunten van zowel de ziekenhuizen als Dematic. Verniers: “Beide ziekenhuizen liggen in stedelijk gebied, waar nu heel wat vrachtverkeer komt voor aanlevering. Straks verloopt het merendeel van dit verkeer via het centraal logistiek en facilitair centrum en ontvangen beide ziekenhuizen hooguit een paar keer per dag een levering. Dat leidt tot aanzienlijk minder verkeersdrukte en uitstoot in beide steden.”
30 procent efficiënter
Voor het centraal logistiek en facilitair centrum is een bestaand pand van circa 8.000 vierkante meter aangekocht op bedrijventerrein De Prijkels, pal aan de E17 in Nazareth. Een deel van de palletstellingen in dit pand zijn blijven staan. De rest is gedemonteerd om ruimte te maken voor een geautomatiseerd opslagsysteem. “Het was een optie geweest om de bestaande manuele processen ongewijzigd voort te zetten, maar zoals mag worden verwacht van een innovatief ziekenhuis hebben we besloten om meteen een optimalisatieslag door te voeren.”
Als eerste in de zorgsector heeft Maria Middelares AutoStore als opslagsysteem geselecteerd. Het systeem in kwestie bestaat uit een grid van 4,5 meter hoogte met 3 werkstations en ruimte voor meer dan 12.000 voorraadbakken. In eerste instantie zetten de ziekenhuizen 6.000 bakken en 11 robots in, die over het grid rijden om de bakken naar de werkstations te transporteren. Het voordeel is groot, stelt Verniers. “Onze medewerkers hoeven niet langer met karren langs de stellingen te lopen, maar krijgen de goederen aangereikt op de werkstations. Volgens berekeningen stijgt de efficiëntie daardoor met 30 procent”, weet Verniers. “Daarnaast zorgt AutoStore voor een hoge opslagdichtheid, waardoor we hier nog meer kunnen opslaan. Dat is nodig als we invulling willen geven aan de ambitie om ook de logistiek voor andere ziekenhuizen en zorgpartners te verzorgen.”
Nagenoeg perfecte score
Na een uiterst zorgvuldig selectietraject is de keuze gevallen op Dematic, onderdeel van de Duitse KION Group. Omdat de ziekenhuizen mede door de overheid worden gefinancierd, moest daarvoor een Europees aanbestedingstraject worden opgezet. “Alle deelnemende partijen, waaronder meerdere AutoStore-partners zijn grondig gescreend. De offerte van de overgebleven deelnemers hebben we nauwgezet beoordeeld op basis van vooraf vastgelegde criteria. En Dematic haalde een nagenoeg perfecte score”, vertelt Verniers.
Een belangrijk criterium betreft de technische oplossing die is aangedragen. Met het ontwerp heeft Dematic ingespeeld op de uitdagingen in de lokale zorgsector. Met als resultaat een systeem dat niet alleen is berekend op het assortiment en het orderprofiel, maar dat ook de gewenste opslagdichtheid, schaalbaarheid en redundantie heeft. Zo is voorzien in een extra robot om in geval van onderhoud of storing de zekerheid te bieden dat patiënten op tijd hun medicijnen en de afdelingen hun zorgartikelen ontvangen. “Met extra voorraadbakken, robots en werkstations kunnen we zowel de opslag- als orderpickcapaciteit eenvoudig en snel opschalen. Het grid wordt zo gebouwd, dat het ruimte biedt aan 6000 extra bakken en 3 extra werkstations”, zegt Verniers.
Total cost of ownership
Een ander aandachtspunt betreft de projectaanpak. Verniers was vanaf het begin onder de indruk van de vlotte en heldere communicatie met Dematic. “De responstijden tijdens de aanbesteding waren zeer kort, en die trend wordt doorgezet nu het project is gestart. Daarnaast heeft Dematic zeer ervaren mensen op het project gezet – belangrijk omdat wij als ziekenhuis zeer beperkte ervaring hebben met logistieke projecten van deze orde van grootte.”
Andere belangrijke factoren bij de keuze voor Dematic zijn de total cost of ownership en service en nazorg. De magazijninrichter beschikt in België over een lokaal onderhoudsteam, wat korte responstijden mogelijk maakt. Daarnaast zit in Antwerpen een ervaren servicedesk voor ondersteuning op afstand. “Over dit punt hebben we uitgebreid gesproken”, weet Verniers. “Als ziekenhuis is het belangrijk dat we bij storingen snel hulp krijgen, omdat de producten in het AutoStore-systeem vaak van levensbelang zijn voor onze patiënten. We kunnen het ons gewoon niet veroorloven om die een dag later te leveren.”
Nieuwe vloer
Het contract met Dematic is in juni ondertekend. Sindsdien is al het nodige gebeurd. “We hebben de betonvloer volledig vernieuwd, zodat die voldoende draagkracht biedt voor de AutoStore. Dit najaar start Dematic met het aanbrengen van een egalisatielaag en de opbouw van het systeem. Eind dit jaar kunnen we dan de bakken inladen en het systeem testen. Als dat goed verloopt, moet het lukken om het systeem binnen acht maanden na de start op te leveren en maart volgend jaar in gebruik te nemen.”
