In retail zijn er veel veranderingen geweest het afgelopen jaar. In 2020 is e-commerce met maar liefst 44% toegenomen. Dit versnelt de trend die al jaren bestaat: klanten verschuiven naar online kanalen of een mix van online en fysieke kanalen (zoals online kopen, maar afhalen in de winkel). Deze verschuiving legt een enorme druk op de retailmagazijnen en distributiecentra (DC), met name op de werknemers die een snel toenemend aantal orders moeten afhandelen. Magazijnbeheerders hebben daarom in de afgelopen maanden een recordaantal werknemers aangenomen. In september 2020 werkten er 1,25 miljoen werknemers in de magazijn- en opslagsector in Europa, meer dan in enige andere periode in de afgelopen 10 jaar.
Zelfs met zoveel medewerkers, zijn er nog steeds tal van uitdagingen waarmee magazijn- en DC-exploitanten te maken krijgen, zoals:
- Werving: het vraagt veel tijd om nieuwe werknemers te werven en op te leiden. Ze moeten samenwerken met ervaren werknemers die kunnen helpen bij vragen en problemen.
- Vraag van de klant: fluctuaties in e-commerce, of dit nu te wijten is aan toekomstige pandemieën of andere verstorende factoren, zijn moeilijk te calculeren in arbeidsvoorspellingen en planningsprocessen. Als gevolg daarvan kunnen magazijnen onder- of overbezet raken.
- Personeelsbeheer: handmatige planningsprocessen kunnen onnauwkeurig zijn. Ze zorgen er ook voor dat magazijnmanagers alleen maar bezig zijn om planningen te maken en aan te passen, in plaats van nieuwe werknemers te coachen en te helpen.
Inzicht
Zelfs de beste managers hebben niet altijd zicht op alle variabelen die van invloed zijn op het aantal medewerkers dat een magazijn op een bepaald moment nodig heeft. En wat wel inzichtelijk is, zoals de voorkeuren en vaardigheden van werknemers, is soms moeilijk om dagelijks bij te houden. Zeker als je een groot personeelsbestand en verschillende andere operationele prioriteiten moet managen. Zonder een intelligent systeem dat veel van dit werk voor magazijnmanagers doet, kan zelfs een enorme investering in het aannemen van nieuwe werknemers de spanning van de huidige druk op de industrie niet wegnemen.
Snel veranderende data
Veel van deze uitdagingen kunnen worden opgelost met een intelligent workforce managementsysteem dat arbeidsoptimalisatieprocessen automatiseert en een complete oplossing biedt voor het stroomlijnen van arbeidsbudgetten, prognoses en planningen. Deze oplossingen kunnen snel veranderingen in datapatronen detecteren en best-fit prognosemodellen creëren om rekening te houden met de werklast in het magazijn, de voorkeuren van werknemers, bedrijfsregels voor eigen vermogen, arbeidsregelgeving en nog veel meer. Dit zorgt ervoor dat magazijnen nauwkeurigere werkvoorspellingen en planningen hebben tijdens periodes van verhoogde vraag of andere verstoringen. Het geeft managers ook de tijd om nieuw aangenomen medewerkers te coachen, wat de productiviteit ten goede komt.
Hieronder vind je een aantal manieren waarop intelligente personeelsvoorspelling- en planningsystemen de productiviteit kunnen helpen verbeteren:
- Reageer op snelle veranderingen in de magazijnworkload
Het volume van e-commerce transacties zal de komende maanden en jaren sterk blijven verschuiven. Of het nu komt door veranderingen in de ernst van de pandemie of veranderingen in winkeltrends en methoden. Het is van cruciaal belang dat magazijnen zich snel kunnen aanpassen en personeel kunnen inzetten als reactie op externe druk en de vraag van klanten.
Een intelligente workforce management-oplossing kan detecteren wanneer deze veranderingen plaatsvinden en specifieke aanbevelingen doen over wanneer en waar de personeelsbezetting op elke locatie moet worden aangepast. Op hun beurt moeten er altijd voldoende medewerkers worden ingepland om alle online bestellingen die binnenkomen te verwerken, waardoor zowel winkelmanagers als klanten erop kunnen vertrouwen dat ze tijdig de juiste bestellingen ontvangen.
- Verbeter de betrokkenheid en het moreel van de werknemers
De COVID-19-pandemie veranderde de verantwoordelijkheden van werknemers volledig. Door thuisonderwijs en familieleden die meer zorg nodig hadden, veranderde de manier waarop werknemers in magazijnen konden werken drastisch. Voor velen veranderden hun roostervoorkeuren of moesten bestaande roosters aangepast worden om aan deze nieuwe persoonlijke verantwoordelijkheden tegemoet te komen. Zelfs nu alles heropend is, hebben veel medewerkers behoefte aan flexibele, nauwkeurige roosters om betrokken en productief te zijn tijdens hun verschuivingen.
Door het automatiseren van de personeelsplanning en het optimaliseren van roosters om rekening te houden met de voorkeuren en behoeften van werknemers, kunnen magazijn- en DC-managers ervoor zorgen dat frontline werknemers roosters krijgen die voor hen het beste werken – wat hen op hun beurt helpt hun beste beentje voor te zetten als ze aan het werk gaan. Omdat arbeidsprognoses nauwkeuriger zijn, krijgen werknemers eerlijke roosters met consistentere uren en minder last-minute wijzigingen.
Belangrijkste punten
Disruptie is de norm in de retailsector. Hoewel 2020 een uniek jaar was, zullen er zeker meer uitdagingen volgen. Door gebruik te maken van intelligente workforce managementsystemen kan de impact van verstorende gebeurtenissen worden verminderd. Het wordt namelijk eenvoudiger om de precieze werkschema’s te maken die nodig zijn om de uitvoering te verbeteren en magazijnoperaties soepel te laten verlopen wanneer vraag, aanbod en beschikbaarheid van arbeidskrachten fluctueren.
