Wat 9 jaar geleden begon als een onschuldige hobby, hebben de gebroeders Bax weten uit te bouwen tot een bedrijf met een miljoenenomzet. Bax-shop.nl verkoopt via internet geluids- en lichtapparatuur aan hobbyisten en professionals, en met succes. Het bedrijf groeit al jarenlang met tientallen procenten per jaar. Om de grip op de voorraden niet te verliezen, schafte Bax-shop het Slim4 voorraadoptimalisatiesysteem aan.
Bax-shop is een webwinkel voor liefhebbers. Dj’s vinden er draaitafels en mixers, muziekstudio’s bestellen er opnameapparatuur, kroegbazen zoeken er naar lichtapparatuur en muzikanten laten zich er informeren over nieuwe muziekinstrumenten. Bax-shop.nl heeft een grote schare trouwe fans die hun hobby op professionele wijze willen bedrijven en er soms zelfs hun beroep van maken.
“Het is niet ongewoon dat klanten 9 maanden voor de introductie van een nieuw product al een bestelling plaatsen en betalen, zodat zij straks de eerste in de Benelux met dat product zijn”, vertelt Jochanan Bax, die samen met zijn broer de webwinkel heeft opgericht.
De gebroeders Bax zijn hun bedrijf zelf ook als hobby gestart. In 2003 begonnen zij met de verhuur van licht- en geluidsapparatuur en traden op als dj’s met hun eigen drive-in show. Ruim een jaar later begonnen zij met de verkoop van producten via Marktplaats en eBay.
Nu staat er in Goes een professioneel bedrijf met 86 werknemers en een magazijn van 3.000 vierkante meter. Elke dag worden in het magazijn tussen de 850 en 1.000 orders verzameld, gereedgemaakt en verzonden. Dat aantal groeit snel. “In 2011 zijn we met 63% gegroeid. Hoe hard we dit jaar zullen groeien, is moeilijk te voorspellen, maar met 40% zijn wij tevreden”, aldus Bax.
Groen, oranje, rood
De enorm snelle groei maakte het voor Bax-shop.nl lastig om grip op de voorraden te houden. “Als je 500 artikelen op voorraad hebt, is dat met een beetje fingerspitzengefühl nog wel te managen. Op dit moment telt ons assortiment echter bijna 20.000 artikelen, waarvan 90% op voorraad ligt. Dan is dat niet meer te doen”, aldus Bax.
Tegelijkertijd is voorraadbeschikbaarheid erg belangrijk. Op de website wordt in kleuren aangegeven of iets wel of niet op voorraad ligt. Bij groen ligt het artikel in het magazijn van Bax-shop.nl, bij oranje ligt het in het magazijn van de leverancier en bij rood ligt het helemaal nergens meer.
“Klanten hebben soms maanden of jaren gespaard om een licht- of geluidsset aan te schaffen. Als ze het dan eindelijk bestellen, willen ze het ook snel hebben. Daarom kunnen klanten nog tot 10 uur ’s avonds bestellen om de volgende dag uitgeleverd te krijgen”, vertelt Bax.
Lange tijd werkte Bax-shop.nl met minimum voorraadniveaus. Als de voorraad onder het minimum kwam, werd weer een inkooporder geplaatst. “Deze werkwijze houdt echter geen rekening met seizoenspatronen. Bovendien hebben we ook artikelen waarvan de vraag ondanks onze snelle groei toch daalt. Dat leverde in het verleden winkeldochters op omdat het minimum voorraadniveau nog dateerde uit de hoogtijdagen van dat artikel. Er was te weinig aandacht voor voorraadbeheer.”
Levenscyclus van artikelen
Aanvankelijk dachten de 8 softwareontwikkelaars van Bax-shop.nl zelf met wat extra formules en programmatuur de grip op de voorraden te kunnen vergroten. Dat viel echter tegen. “Het resultaat was niet hetzelfde als dat van Slimstock”, stelt Bax.
Slimstock is de leverancier van voorraadoptimalisatiesoftware waarmee Bax-shop.nl via een consultant in gesprek raakte. Dat leidde in het voorjaar van 2011 tot de aanschaf van Slim4, het systeem van Slimstock.
In de eerste week van november werd het systeem daadwerkelijk in gebruik genomen. “Dat heeft even geduurd, maar we hebben eerst goed nagedacht over de inrichting. Daarnaast waren nog niet alle gevraagde data in ons ERP-pakket voorhanden. Bovendien waren we de eerste webwinkel die met Slim4 is gaan werken. En e-tail is toch wat anders dan retail”, stelt Bax.
Samen met Slimstock heeft Bax onder meer uitgebreid gekeken naar de levenscyclus van artikelen. Zo wordt een nieuw artikel dat op de website verschijnt, aanvankelijk bewust niet op voorraad gelegd. Als het artikel wordt verkocht, wordt direct een order bij de leverancier geplaatst. Na een aantal verkopen slaat Slim4 aan het rekenen om vast te stellen of het artikel op voorraad moet worden gelegd. Vervolgens beweegt de voorraad automatisch mee met de verkopen. Aan het einde van de levenscyclus wordt de voorraad afgebouwd tot het moment dat Slim4 een signaal geeft het artikel niet meer bij te bestellen.
Slim4 is gekoppeld aan King Enterprise, het ERP-systeem van Bax-shop.nl. Elke nacht ontvangt Slim4 de voorraadstanden en het aantal backorders uit King, waarna Slim4 gaat rekenen en besteladviezen genereert. De andere ochtend werkt één voorraadplanner de besteladviezen door, waarbij de focus ligt op de artikelen die volgens Slim4 aandacht verdienen. “Het systeem waarschuwt ons in verschillende stadia als de beschikbaarheid van een artikel in gevaar dreigt te komen.”
Meer omzet
Bax-shop.nl nam Slim4 in gebruik in de drukste periode van het jaar. “Mensen hebben ons daarom voor gek verklaard, maar het heeft goed uitgepakt. Ik ben ervan overtuigd dat Slim4 ons in november en december dankzij een hogere beschikbaarheid extra omzet heeft bezorgd, al kan ik dat niet onderbouwen met cijfers. We groeien zo snel, dat lastig is te zeggen welk deel van de groei voor rekening van Slim4 komt.”
De voorraadbeschikbaarheid is in de eerste twee maanden gestegen van 65 procent naar 95%. “We hebben bij de start bewust gekozen om de beschikbaarheid geleidelijk naar het gewenste niveau te brengen, juist vanwege de drukte. We wilden voorkomen dat we de volgende dag direct tientallen vrachtauto’s op de stoep hadden staan om de voorraadniveaus op te krikken.”
De verbeterde beschikbaarheid zorgt ervoor dat ook de logistieke kosten zijn gedaald. Het aantal backorders is gehalveerd, waardoor minder vaak spullen nageleverd hoeven te worden. “Dat tikt behoorlijk aan, aangezien klanten bij orders van meer dan 50 euro geen verzendkosten hoeven te betalen.”
Vier maanden na de ingebruikname signaleert Bax nog meer voordelen. Zo is de dode voorraad met een bedrag van 400.000 euro verminderd. “We zitten er bovenop en proberen nu zo snel mogelijk van dode voorraad af te komen. Er ligt niet zozeer minder voorraad, maar wel betere voorraad.”
Wie wat waarom?
Wie?
Bax-shop.nl is een webwinkel met een assortiment van bijna 20.000 artikelen, van draaitafels tot lichtsystemen en van muziekinstrumenten tot luidsprekers. Het warehouse van 3.000 vierkante meter staat in Goes.
Wat?
Als eerste webwinkel heeft Bax-shop.nl het voorraadoptimalisatiesysteem Slim4 van Slimstock Retail aangeschaft.
Waarom?
Door de sterke groei van zowel de omzet als het assortiment raakte Bax-shop.nl de grip op de voorraden kwijt. Dankzij Slim4 is de dode voorraad met een bedrag van 400.000 euro gedaald en is de voorraadbeschikbaarheid en daardoor de omzet gestegen.
