Om een efficiëntie en foutloze logistieke operatie te kunnen waarborgen, koos sportgroothandel Kubus Sports voor de cloud based WMS oplossing van Realtime Solutions. De eerste functionaliteiten zijn nu een aantal maanden live en de voordelen al duidelijk merkbaar.
Kubus Sports begon zo’n 40 jaar geleden als leverancier van zeilaccessoires en groeide in de afgelopen periode uit tot een sterke firma die internationale merken vertegenwoordigt in verschillende sportbranches. Door het assortiment uit te breiden met sportartikelen voor alle seizoenen, zoals hockey-, surf- en wintersportartikelen, is de continuïteit van de bedrijfsvoering meer gewaarborgd, kunnen capaciteiten verspreid over het hele jaar worden ingezet en kunnen eventuele risico’s beter worden gespreid.
De uitbreiding heeft logischerwijs ook gevolgen voor de logistieke operatie die wordt gerund vanuit het 1.500 m2 tellende warehouse in Naarden. “Van hieruit leveren we het gros van de artikelen aan dealers in de Benelux”, vertelt warehouse manager Francis Daniëls. Grotere orders worden daarnaast soms rechtstreeks vanaf de fabriek geleverd en de logistiek van volumineuze artikelen, zoals surfplanken, is uitbesteed aan logistiek dienstverlener VAT Logistics.
Om een efficiënte interne logistiek te kunnen waarborgen en de kwaliteit van het proces te verhogen, koos de sportgroothandel voor de combinatie van Accountview Business Software en de cloud based WMS oplossing van Realtime Solutions.
Twee systemen
“Sinds 2001 werken we naar volle tevredenheid met Accountview Business Software. Onze toegenomen logistieke wensen vroegen echter om uitbreiding van de functionaliteit”, weet Arjan Bakker, verantwoordelijk voor de automatisering bij Kubus Sports. Daniëls licht toe: “Als gevolg van de forse uitbreiding is in de afgelopen jaren ook het aantal sku’s flink gestegen. Om een optimale logistiek te kunnen verwezenlijken, wilden we onder andere werken met een automatische vrije locatietoewijzing.”
Daarnaast wilde Kubus Sports een effectiviteitslag maken door papierstromen, zoals de paklijsten, meer elektronisch af te handelen. Ook werd de organisatie regelmatig geconfronteerd met relatief grote voorraadverschillen en een te hoog foutpercentage.
“Te vaak werden orders incompleet, of zelfs met de verkeerde artikelen uitgeleverd. Dat is natuurlijk niet goed voor de klanttevredenheid en brengt daarnaast extra (retour)kosten met zich mee. Al met al voldoende redenen om op zoek te gaan naar een oplossing. Omdat we graag onze bestaande oplossing als basis wilden blijven gebruiken, zijn we samen met Accountview Expert Center Arch-IT een zoektocht gestart die ertoe moest leiden dat twee systemen optimaal naast elkaar functioneren”, stelt Bakker.
Webbased
Uit de zoektocht kwam een shortlist tot stand van drie systemen; alle drie webbased. “Hoewel dat geen vereiste was, biedt zo’n webgebaseerde oplossing natuurlijk wel voordelen. Je hoeft geen hardware aan te schaffen of aan te passen en onderhoud vervalt. Bovendien hebben we hier de beschikking over een goede glasvezelverbinding”, aldus Bakker.
De uiteindelijke opdracht ging naar Realtime Solutions dat het cloud based RealtimeWMS leverde. “De oplossing van Realtime Solutions was de meest flexibele en kan volledig aan onze wensen worden aangepast. Dankzij de modulaire bouw, er wordt gewerkt met een soort blokkendoos, is bijna alles mogelijk. Daarnaast is het een relatief nieuw systeem dat is ontwikkeld en opgebouwd door mensen uit de logistieke praktijk; ook dat spreekt ons aan”, licht Bakker de keuze toe.
Gefaseerde implementatie
Inmiddels zijn de eerste functionaliteiten een aantal maanden live. Wel overigens pas in een deel van het magazijn. Bakker: “We hebben bewust gekozen voor een gefaseerde implementatie. Enerzijds vanwege de seizoenpieken bij bepaalde artikelen, anderzijds omdat we op die manier het nieuwe systeem in een beperkte omgeving goed kunnen testen en eventueel noodzakelijke aanpassingen eenvoudig en snel kunnen doorvoeren.”
Op de tussenvloer, waar de sportkleding op legbordstellingen ligt opgeslagen, worden inslag, opslag, replenishment, orderpicking en de afhandeling van retouren tegenwoordig nauwkeurig en realtime geregistreerd en aangestuurd vanuit het nieuwe WMS.
Accountview blijft verantwoordelijk voor de afhandeling van alle administratieve processen, maar ‘delegeert’ het beheer van een deel van de voorraad naar het WMS. Dit deel kan vervolgens alleen nog maar worden gemuteerd via scanacties of handmatige mutaties in het WMS, dat volledig via internet wordt ontsloten. Accountview en het WMS werken daarbij feilloos naast elkaar dankzij een door beide partijen ontwikkelde koppeling.
Warehouse manager Daniëls is blij met de gefaseerde aanpak. “De verandering heeft een grote impact op de manier van werken en de organisatie. Doordat we het project op deze manier hebben aangepakt, kunnen we onze mensen optimaal opleiden en kan iedereen in betrekkelijke rust wennen aan het nieuwe systeem”, zegt hij.
Sterk verbeterd
En het nieuwe WMS biedt meer voordelen. Administratieve processen (en de daarbij behorende kosten) zijn geminimaliseerd, zoektijden zijn tot een absoluut minimum gereduceerd en de voorraadbetrouwbaarheid is gestegen. “Ook kunnen we slimmer en efficiënter omgaan met de beperkt beschikbare ruimte in het magazijn. Zo hebben we bijvoorbeeld een duidelijke splitsing gerealiseerd tussen bulk- en grijpvoorraden”, vult Daniëls aan.
Met de nieuwe werkwijze is ook de kwaliteit van uitlevering aan klanten gestegen; foutieve of incomplete zendingen komen nauwelijks nog voor. Bovendien kan de informatie van geleverde orders snel en eenvoudig worden teruggevonden via de webconsole, wat een duidelijke en overzichtelijke tracking en tracing mogelijk maakt.
Dankzij een realtime koppeling met de vervoerders worden verzendlabels direct geprint en vervallen ook in dit deel van het proces de administratieve handelingen. Bakker en Daniëls zijn overtuigd en hopen eind dit jaar, na de drukke najaarspiek, het nieuwe systeem ook over de rest van het warehouse uit te rollen.
Wie wat waarom?
Wie?
Kubus Sports is importeur van bekende sportmerken en verkoopt en levert hockey, water-, winter- en funsportproducten aan dealers in de Benelux.
Wat?
Voor het magazijn in Naarden implementeerde Realtime Solutions een cloud based WMS-oplossing.
Waarom?
Met het nieuwe systeem wil de sportgroothandel de efficiency van het logistieke proces verbeteren en de voorraad- en leverbetrouwbaarheid verhogen.
