Fonq.nl neemt op één dag nieuw warehouse en nieuw WMS in gebruik

Anderhalve maand voor de decemberpiek heeft Fonq.nl in Utrecht niet alleen een nieuw warehouse, maar ook een nieuw warehouse management systeem (WMS) in gebruik genomen. Het eigentijdse webwarenhuis heeft een eigen kijk op logistiek, zo blijkt uit een gesprek met operationeel directeur Jan-Noud Hutten. Het nieuwe WMS is bijvoorbeeld helemaal zelf ontwikkeld. “De meeste systemen zijn ontwikkeld voor B2B- en niet voor B2C-toepassingen.”

Van Strijkijzerwebshop.nl tot Zoutenpepermolenshop.nl en van Bladblazerwebshop.nl tot Stijltangwebshop.nl; Fonq.nl beheert meer dan 100 webwinkels die samen een compleet online warenhuis op het gebied wonen, koken, tuin, design, cadeaus en wellness vormen.

Patrick Kerssemakers startte in 2003 met Fonq.nl, in zijn eentje op een zolderkamer. Acht jaar later heeft hij met 25 medewerkers een nieuw pand met een warehouse van 5.500 m2 moeten betrekken. “We zaten op 4 locaties met in totaal 3.300 m2, allemaal hier op industrieterrein Lage Weide”, vertelt Jan-Noud Hutten, operationeel directeur van Fonq.nl.

Die versnippering werd een steeds groter probleem voor het bedrijf. “70% van onze orders bestaat uit één product, 30% uit twee of meer producten. Het kostte ons steeds meer moeite om die 30% te verzenden. De producten lagen vaak verspreid over verschillende panden”, vertelt Hutten, die Kerssemakers al sinds de beginjaren ondersteunt op het gebied van ICT en administratie.

De nieuwe locatie ligt eveneens op Lage Weide. “Wij wilden graag dichtbij de hub van PostNL zitten om zo veel mogelijk speling te hebben. We hebben een terminaltrekker gekocht waarmee we zelf heen en weer rijden. Dat maakt ons heel flexibel”, aldus Hutten.

Zelf ontwikkelen

Zo’n twee jaar geleden ontstond binnen Fonq.nl het besef dat de pioniersfase voorbij was en dat het tijd werd om de logistieke operatie anders te organiseren. Omdat het IT-systeem van dat moment onvoldoende mogelijkheden bood, startte het online warenhuis de zoektocht naar een nieuw warehouse management systeem (WMS). Hutten heeft zo’n 10 systemen bekeken, maar niet gevonden wat hij zocht. “De meeste systemen zijn ontwikkeld voor B2B- en niet voor B2C-toepassingen. Ze zijn erop ingericht om grote orders naar een beperkt aantal adressen te versturen. Onze situatie is precies andersom.”

Vooral flexibiliteit was een belangrijke eis. “Wat klanten vandaag de dag voor 20.00 uur bestellen, krijgen ze de volgende dag al thuis. Die tijd zal opschuiven naar 21.00 en misschien zelfs naar 22.00 uur. Dat kan alleen als het proces kort is”, vertelt Hutten.

Fonq.nl besloot om zelf een nieuwe WMS te ontwikkelen. “De aanschaf van een standaard systeem inclusief al het maatwerk zou ons tonnen gaan kosten. Nu hebben we een half jaar lang één FTE op dit project gezet”, vertelt Hutten, die eraan toevoegt niet per se alles zelf te willen ontwikkelen. “Voor onze klantenservice hebben we wel een standaard systeem gekocht. Daarin zaten tientallen slimmigheidjes die ik zelf niet had kunnen bedenken. In de verhalen van de WMS-leveranciers heb ik echter weinig nieuws gehoord.”

Fonq.nl is in mei 2011 begonnen met programmeren. In oktober van dat jaar is het nieuwe WMS tegelijk met het nieuwe warehouse in gebruik genomen. “Na de verhuizing moesten we toch de voorraad tellen. Dan is het net zo gemakkelijk om meteen live te gaan, anders verpest je de voorraad opnieuw”, licht Hutten toe.

Oranje en groen

De belangrijkste wijziging in het proces betreft de wijze van orderpicken. Met de ingebruikname van het nieuwe systeem is Fonq.nl overgestapt op batchpicking. Zodra genoeg orders binnen zijn, gooit het systeem ze allemaal op één hoop om ze vervolgens op te splitsen per artikel. Daarna print het systeem picklijsten met het aantal stuks per artikel uit. “We verzamelen geen orders meer, maar artikelen”, ligt Hutten toe.

De orderpickers verzamelen de artikelen in kunststof bakken, die op een rollenbaan richting de twee paktafels worden geplaatst. Als de medewerker achter een paktafel een artikel uit de bak pakt en de barcode scant, zoekt het systeem automatisch de order erbij. Als de order uit slechts één product bestaat, wordt direct de pakbon uitgeprint. Als de order uit meerdere producten bestaat, dient de medewerker het product tijdelijk in één van de 200 sorteervakken naast de paktafel te leggen. “In dat geval kleurt de order op het scherm oranje, net als bij elk volgend product dat tot deze order behoort. Het scherm geeft telkens aan in welk sorteervak de producten moeten worden weggelegd. Als het laatste artikel van een order wordt gescand, kleurt de order groen en kan de medewerker het sorteervak leeghalen. Pas als hij alle artikelen nog een keer heeft gescand, rolt de pakbon uit de printer”, vertelt Hutten, die aangeeft dat het systeem zo intuïtief en hufterproof mogelijk is.”

Fonq.nl draait nu drie batches per dag met in elke batch zo’n 500 tot 600 orders. Twee batches bevatten alleen snellopers. Dat zijn zo’n 4.000 artikelen die voornamelijk op legbordstellingen op de begane grond liggen. “In het systeem hebben alle afmetingen van locaties en artikelen vastgelegd. Daardoor kunnen we bij de inslag van goederen altijd de best passende locatie vinden, zodat we zo min mogelijk ruimte verliezen.”

Korte leertijd

De eerste dag dat het nieuwe systeem werd gebruikt, zorgde voor veel overuren. “Drie ICT’ers zijn tot drie uur ’s nachts bezig geweest om bugs te verhelpen en aanpassingen door te voeren. Zelf heb ik tot één uur ’s nachts geholpen met picken en inpakken”, vertelt Hutten.

De leertijd is echter kort. Waar Fonq.nl de eerste maandag 4 man extra nodig had om met moeite 1.800 orders te verwerken, lukte het twee weken later om zonder extra personeel moeiteloos 2.100 orders af te handelen. “Bijkomend voordeel is dat uitzendkrachten nu binnen 5 minuten operationeel zijn. In de oude situatie was kennis van de producten en van de magazijnen noodzakelijk om het werk te kunnen doen.”

Ondanks de succesvolle ingebruikname is Hutten nog niet klaar met het WMS. “Er zijn nog meer processen die we kunnen automatiseren. Het liefst zou ik alle medewerkers in het warehouse met een terminal uitrusten.”

Wie, wat, waarom?

Wie?

Fonq.nl is een online warenhuis dat meer dan honderd webwinkels beheert. Het bedrijf heeft 12.000 artikelen op voorraad. Consumenten plaatsen jaarlijks zo’n 450.000 orders bij Fonq.nl.

Wat?

Het online warenhuis heeft een nieuw warehouse van 5.500 m2 en een nieuw warehouse management systeem (WMS) in gebruik genomen. Het WMS is volledig in eigen beheer ontwikkeld.

Waarom?

Optimalisatie van het logistieke proces. Fonq.nl beschikte voorheen over 4 panden van in totaal 3.300 m2, terwijl het bestaande IT-systeem met beperkte logistieke functionaliteit het onmogelijk maakte om artikelen op meer dan één locatie te leggen.