Het voormalige hoogbouwmagazijn van Beiersdorf in Almere biedt vanaf deze zomer plaats aan archiefbescheiden. Met minimaal 12.000 palletplekken in een 35 meter hoog gebouw slaat Karmac Facilitair met zijn archiefopslag een nieuwe weg in.
De sporen van de inductiebanen, waarover voorheen de magazijnkranen van verzorgingsmiddelenproducent Beiersdorf reden, zijn nog zichtbaar in de betonnen vloer. “Ze vormen echter geen beperking voor het opslaan van documenten”, stelt manager Willem Knemeijer van Karmac Facilitair. Ook de vloer is volgens hem sterk genoeg voor de vele duizenden pallets met documenten, die er vanaf deze zomer moeten worden opgeslagen.
Het hoogbouwmagazijn behoort tot het industrieel erfgoed van de relatief jonge stad Almere en staat op een prominente plek. De eigenaar van de Karmac Groep heeft met Mac3Park ook een vastgoedtak. Daar zitten de gebouwen van het voormalig Beiersdorf-complex in de portefeuille. “Sloop was geen optie. En óns opslagbedrijf heeft uitbreiding nodig als gevolg van de gestage groei. Dan is de optelsom snel gemaakt”, concludeert Knemeijer.
Nieuwe dimensie
Karmac Facilitair richt zich op klanten die behoefte hebben aan externe opslag en beheer van archieven. Het voldoen aan wet- en regelgeving, bijvoorbeeld als het om bewaartermijnen gaat, is voor veel bedrijven lastig. Bovendien is het aanhouden van een fysiek archief vaak erg kostbaar.
Het voormalig hoogbouwmagazijn van Beiersdorf is voor Karmac Facilitair een uitstekende locatie om aan de wensen en eisen van haar klanten te voldoen. De vier kranen hebben elk een hefcapaciteit van een ton. Ook de stellingen kunnen dat gewicht aan. “Het gaat hier dus echt om volume. Daarmee krijgt archiefopslag een nieuwe dimensie”, vervolgt Knemeijer.
In de hoogbouw slaat Karmac bulk op voor klanten die maar heel zelden een bepaald dossier opvragen. Knemeijer: “Er zijn genoeg documenten met generieke informatie die verplicht lang moeten worden opgeslagen, maar waar geen specifiek geconditioneerde omstandigheden hoeven worden gecreëerd. En hoewel volume hier centraal staat, is ieder dossier te lokaliseren met een barcode. Elk document blijft daardoor uniek opvraagbaar.”
Grootste uitdaging
Voor de nieuwe inzet zijn de vier MAN hoogbouwkranen uit 1985 volledig gereviseerd. “Dankzij hun relatief lichte eigen gewicht van 8 ton bleken de kranen amper te hebben geleden onder de 6 jaar stilstand. Waar nodig zijn uiteraard lastwielen en batterijen vervangen. Ook de plc’s zijn gemoderniseerd”, legt Knemeijer uit.
De kranen zijn in staat om de documenten – die zijn verdeeld over de 12.000 palletlocaties – volautomatisch, en dus foutloos, te vinden, te scannen en uit te slaan. Grootste uitdaging bleek de koppeling met de software. Knemeijer: “Onze eigen programmeurs hebben daarvoor autonoom geschreven soft- en hardware ontwikkeld. Als straks alles operationeel is, is vrijwel het gehele proces geautomatiseerd.” Nadat de klant is ingelogd op de beveiligde website, kan hij zijn documenten op elk gewenst moment opvragen en op iedere gewenste manier ontvangen.
Isolerende buitenlaag
Omdat alles volautomatisch verloopt, heeft Karmac de beveiliging aangescherpt en is er in het pand een draadloos netwerk aangelegd. “De software is namelijk zo geschreven dat alles via de computer wordt aangestuurd”, licht Knemeijer toe.
De stellingen zijn per sectie voorzien van sprinklers. “Puur voor de zekerheid”, aldus de manager. “Eigenlijk kan hier geen brand ontstaan. Alleen de hoogbouwkranen rijden elektrisch, verder maken we geen gebruik van stroom. Bovendien komt er geen daglicht binnen.”
Het hoogbouwmagazijn krijgt nog wel een extra isolerende buitenlaag. Knemeijer: “We slaan papier op. Iedere vorm van vochtvorming moeten we dus voorkomen. Het pand is echter zo hoog dat de temperatuur eigenlijk altijd constant is. Met het extra jasje voldoet het helemaal aan alle eisen.”
Omvang verdubbelen
In het nieuwe onderkomen kan Karmac haar omvang verdubbelen en klanten en prospecten tegelijk een prijstechnisch interessant alternatief aanbieden. “We kiezen voor natuurlijke groei in plaats van een overname van concurrerende bedrijven”, vertelt Knemeijer. “Wij zijn specialist en breiden met dit hoogbouwarchief ons assortiment aan mogelijkheden uit. In samenspraak met de klant bekijken we wat uiteindelijk de beste manier van opslag is. Als die van plan is om veel documenten op te vragen, dan is het raadzaam om te kiezen voor de lagere opslag in Lelystad. In de hoogbouw is relatief meer handeling, alhoewel de trucks ook hier gemiddeld slechts anderhalf minuut nodig hebben om een pallet te pakken.”
Inmiddels is 15% van de stellingen vol. Van ruimtenood lijkt voor de komende jaren dan ook geen enkele sprake.
Wie wat waarom?
Wie?
Karmac Facilitair is gespecialiseerd in de opslag en het beheer van fysieke archieven. Daarnaast wordt voorzien in alle aanverwante dienstverlening, zoals archief-, of schimmelonderzoeken en vernietiging van zowel papieren als digitale dragers.
Wat?
De archiefspecialist heeft het voormalig hoogbouwmagazijn van Beiersdorf in Almere betrokken, en daarmee een compleet nieuwe dimensie gegeven aan archiefopslag.
Waarom?
Als gevolg van de gestage groei was Karmac Facilitair op zoek naar uitbreiding. In het hoogbouwmagazijn kan de omvang worden verdubbeld.
