Het hele proces van goederenontvangst tot en met het orderpicken wordt in de meeste warehouses netjes ondersteund door het WMS. Die ondersteuning stokt vaak op het moment dat een verzendlabel op de pakketten moet worden geplakt. Menig warehouse is aangewezen op de pakketvervoerders zelf, die daarvoor allemaal hun eigen pc en labelprinter installeren. Carrier management systemen zorgen voor een beter en geïntegreerd proces.
In het Rotterdamse warehouse van DB Schenker is op elke paktafel een computer met labelprinter geïnstalleerd. Op deze computer draait maar één softwareprogramma: UPS Worldship van pakketvervoerder UPS. Alle pakketten die via UPS worden verstuurd, moeten eerst in dit softwareprogramma worden ingeboekt voordat het juiste label wordt geprint. Dat betekent dat de medewerkers van DB Schenker afmetingen, gewicht en soms nog wat extra informatie handmatig moeten intikken. “Afleveradressen die steeds weer terugkomen, onthoudt het programma van UPS natuurlijk wel. Als je ‘Mediamarkt Berlijn’ intikt, verschijnt vanzelf de straatnaam op het scherm”, vertelt Joost Verspaget, hoofd projectmanagement en solution engineering van DB Schenker. “Het probleem is alleen dat er wel tien Mediamarkten in Berlijn zitten. Klikt onze medewerker dan wel de goede vestiging aan?”
Zo’n 7 jaar geleden bedacht DB Schenker dat dit proces beter zou moeten kunnen. Alle informatie over de pakketten staat immers al in het warehouse management systeem (WMS), niet alleen het juiste afleveradres maar ook de afmetingen en het gewicht. Een koppeling tussen het WMS en de software van UPS zou niet alleen een boel invoerwerk overbodig maken, maar ook fouten voorkomen.
Negen maanden programmeerwerk van de WMS-leverancier leverde echter alleen maar frustraties op. Verspaget: “Onze WMS-leverancier vond het maar lastig om die labels en specifieke eisen van UPS te programmeren. En dan hadden we het nog niet eens over koppeling met shipping software van andere vervoerders zoals DHL.”
Carrier management
Met gratis pc’s, printers en software proberen pakket- en expressvervoerders zoals UPS en DHL het verladers zo gemakkelijk mogelijk te maken om pakketten te versturen. Dankzij deze tools zijn deze vervoerders er bovendien van verzekerd dat de juiste labels uit de printer rollen, zodat hun transport- en overslagproces niet wordt verstoord door niet-scanbare pakketten.
Nadeel is dat de applicaties draaien op stand-alone pc’s die niet geïntegreerd zijn met WMS- of ERP-systemen. Wie met verschillende vervoerders werkt, loopt bovendien het risico een hele batterij aan pc’s in zijn warehouse te moeten installeren.
Softwareleveranciers zoals Pantechnik, Transsmart en Infodis bieden een oplossing voor dit probleem. Hun ‘carrier management systemen’ kunnen de functie van al die stand alone-systemen van pakketvervoerders overnemen. Bovendien kunnen ze eenvoudig worden geïntegreerd met ERP- en WMS-systemen. “Een enkele WMS-leverancier wil nog wel eens een koppeling met hooguit één of twee vervoerders aanbieden. De in het MKB-gespecialiseerde ERP-leveranciers doen dat al helemaal niet”, vertelt Pieter Schalk, partner van Transsmart. “De meeste ERP- en WMS-leveranciers snappen er weinig van. Carrier management is iets heel anders dan warehouse management”, vult Gerrie Tollenaar, partner relations manager van Pantechnik, hem aan.
Carrier management gaat niet alleen over het printen van de juiste labels. Sterker nog: ook voor distributievervoer, waarvoor vaak generieke labels gebruikt kunnen worden, kunnen ze worden toegepast. Jan Smeenk, manager large accounts van Infodis: “In dat geval kan het ERP- of WMS-systeem de labels uitprinten, maar wordt alle informatie via ons systeem naar de vervoerders gestuurd. Dan profiteer je wel van de voordelen van één uniform systeem.”
Elke seconde
DB Schenker heeft uiteindelijk ook een carrier management systeem geïmplementeerd. “In 2004 kwamen wij bij toeval in aanraking met Pantechnik. De implementatie kostte vervolgens slechts weinig tijd”, vertelt Verspaget.
Elke seconde wordt nu een bericht van het WMS van DB Schenker doorgestuurd naar het systeem van Pantechnik. In dit bericht zit alle noodzakelijke informatie over de pakketten die moeten worden verstuurd, zoals de afmetingen, het gewicht, het afleveradres en het aantal colli. Het systeem van Pantechnik kiest vervolgens de juiste vervoerder – UPS, het eigen transportnetwerk van DB Schenker of ieder andere vervoerder afhankelijk van de klantenwens – berekent de prijzen en stuurt een printopdracht naar de labelprinter. “De informatie die we terugkrijgen bestaat uit het track- en trace-nummer, het nummer van de labelprinter en de transportkosten, zowel de kosten die de vervoerder ons in rekening brengt als de kosten die wij onze klanten in rekening brengen”, aldus Verspaget.
Dankzij Pantechnik is consolidatie een stuk eenvoudiger geworden. De colli van een klant die drie of vier orders per dag plaatst, wil je het liefst consolideren op één pallet. DB Schenker hoeft nu niet meer voor elke order de opstartkosten van de vervoerders te betalen. “Pas aan het eind van de dag wordt alle zendingsinformatie naar de vervoerders gestuurd. Tot dat moment kunnen we dus nog wijzigingen doorvoeren.”
DB Schenker gebruikt het systeem van Pantechnik niet alleen in het warehouse in Rotterdam, maar ook in Amsterdam, Oldenzaal en Tilburg waar nog meer verschillende vervoerders worden gebruikt. Implementatie in de andere acht warehouses wordt overwogen. “Een belangrijk voordeel is dat we nu voor elke zending ongeacht de vervoerder hetzelfde proces kennen. Onze medewerkers hoeven daarover niet meer na te denken”.
Ingewikkelde tariefstructuren
Carrier management systemen helpen ook bij het selecteren van de juiste vervoerder. De prestaties en prijzen van pakketvervoerders kunnen flink verschillen. Bovendien biedt elke vervoerder vaak ook nog weer verschillende servicelevels met tarieven die flink kunnen oplopen. Voor de doorsnee medewerker op de expeditievloer is het bijna onmogelijk om de juiste optie te kiezen.
In principe is het mogelijk om carrier management systemen zelf de beste vervoerder te laten selecteren. Dat gebeurt dan op criteria als snelheid of prijs. In de praktijk wordt niet vaak gebruik gemaakt van die optie. De meeste verladers kiezen voor vaste vervoerders voor vaste trajecten en voor vaste volume- en gewichtsklasses. “Je wilt immers niet elke dag 20 verschillende vervoerders aan de deur hebben”, stelt Schalk. “Alleen als je bij hoge uitzondering eens een zending hebt naar een ver oord als Dubai, kun je overwegen om het systeem de keus laten maken”, vult Tollenaar aan.
Infodis biedt wel de mogelijkheid om een medewerker zelf de vervoerder te laten kiezen. “Maar dat kan dus alleen als de medewerker er verstand van heeft”, vertelt Smeenk, die ook verschillende tussenvormen kent. “Bij een van onze klanten geeft SAP al aan wat de beste vervoerder is. Met ons systeem kan de medewerker als dat nodig is, toch nog een andere optie kiezen.”
Transsmart geeft aan in alle gevallen gebruik te maken van bestaande contracten tussen verladers en vervoerders. “Wij geven geen inkoopadvies voor transport. Dat is een vak apart”, stelt Schalk.
Tracken en tracen
De voordelen van carrier management systemen zijn duidelijk. Je hoeft informatie niet meer handmatig in te voeren, wat niet alleen tijd maar ook fouten scheelt. Daarnaast worden bij de keuze van vervoerders geen fouten meer gemaakt, wat in de praktijk vaak leidt tot lagere transportkosten. Daarnaast is de drempel om over te stappen naar andere vervoerders lager. In ieder geval is het eenvoudiger geworden om eens te experimenteren met een concurrent.
Zoals uit het voorbeeld van DB Schenker al bleek, maken de meeste carrier management systemen ook het tracken en tracen van zendingen eenvoudiger. De systemen halen zelf de track- en trace-informatie uit de systemen van de vervoerders en presenteren die op uniforme wijze. Elke keer als ze contact hebben met de systemen van vervoerders, wordt die track- en trace-informatie geactualiseerd. Bovendien kunnen de meeste carrier management systemen die informatie ook ontsluiten richting klanten, bijvoorbeeld in de vorm van een e-mail met een deeplink naar de track- en trace-informatie.
Daarnaast bieden carrier management systemen meer inzicht in prestaties en in kosten. Bedrijven die werken met stand-alone boekingsystemen van vervoerders, weten vaak pas hoeveel ze moeten betalen als ze een factuur krijgen. Met carrier management systemen is al bekend wat de kosten zijn op het moment van boeken. Dat maakt het ook eenvoudiger om bijvoorbeeld facturen van vervoerders te controleren.
Integratie met vervoerders
Het succes van een carrier management systeem is voor een groot deel afhankelijk van de mate van integratie met vervoerders. Leveranciers als Pantechnik, Transsmart en Infodis koesteren daarom de relaties die ze hebben met de vervoerders. “Elke drie maanden laten we labels van onze belangrijkste vervoerders opnieuw selecteren. We willen er zeker van zijn dat die niet het probleem vormen”, zegt Schalk.
Een andere factor is de integratie met WMS- en ERP-leveranciers. Transsmart richt zich hoofdzakelijk op het midden- en kleinbedrijf en heeft dan ook standaard koppelingen met ERP-systemen van Exact, Afas, SAP en Microsoft Business Solutions. Ook Pantechnik en Infodis zijn in staat te koppelen met WMS- en ERP-systemen, bijvoorbeeld door zendingsinformatie in de vorm van een EDI-bericht door te sturen.
Het systeem van Infodis draait op internet. De applicatie van Transsmart is een integraal onderdeel van de ERP-systemen waarmee het is geïntegreerd, maar enkele webshops maken alleen gebruik van de internetomgeving. De software is dan dus niet in het warehouse geïnstalleerd, maar draait op elders gestationeerde servers en is met elke webbrowser toegankelijk. Voor de snelheid van werken levert dat geen problemen op, stelt Transmart. Infodis geeft aan dat bedrijven een stand-alone systeem van een vervoerder achter de hand kunnen houden. “Als het internet problemen geeft, kun je altijd nog daarop terugvallen”, aldus Smeenk.
De software van Pantechnik draait op het eigen netwerk van de klant. “Internet is lastig met labelprinters. Als gebruiker wil je niet 10 seconden op een label hoeven te wachten”, geeft Tollenaar als argument.
Meer inzicht
DB Schenker is blij met de oplossing in de warehouses in Rotterdam, Amsterdam Oldenzaal en Tilburg. Het carrier management systeem van Pantechnik zorgt voor meer snelheid, transparantie, flexibiliteit en standaardisatie van processen. “En we kunnen nu meer informatie delen met onze klanten. Het aantal telefoontjes is daardoor drastisch verlaagd. Daarnaast hebben we nu veel meer inzicht in onze transportkosten. Vroeger was het wachten op de rekening courant van onze vervoerders”, aldus Verspaget, die het systeem zelfs als ‘unique selling point’ in gesprekken met nieuwe klanten inbrengt. “En daarom krijgen we regelmatig positieve reacties.”
De logistiek dienstverlener is regelmatig met Pantechnik in gesprek over verbeteringen in het systeem. “We hebben bijvoorbeeld klanten die vragen om CO2-berekeningen. Als Pantechnik die informatie wil leveren, zullen echter ook vervoerders dat moeten doen. Daarnaast willen we onderzoeken of we Pantechnik ook voor het afhandelen van retouren kunnen inzetten.”
