Vanuit diverse warehouses in Boxmeer en één in Neder-Over-Heembeek, onder de rook van Brussel, verzorgt VTS Transport & Logistics de opslag en distributie van medicijnen, vaccins en andere zorgproducten. Steeds meer farmaceutische bedrijven doen een beroep op de diensten van VTS. “Wij zijn een echt familiebedrijf”, verklaart Josine Hendriks, director quality bij VTS. “Onze medewerkers horen bij de familie. Anders dan veel andere logistiek dienstverleners maken wij bijvoorbeeld geen gebruik van uitzendkrachten. Dat draagt bij aan de hoge kwaliteit van onze dienstverlening.”
Hendriks is een van de ‘responsible persons’ die binnen VTS verantwoordelijk zijn voor implementatie en naleving van de GDP-richtlijnen. Om de juiste werking en de patiëntveiligheid te waarborgen, moeten alle producten onder de juiste temperatuurcondities worden opgeslagen en vervoerd. “Neem als voorbeeld een medicijn dat is opgebouwd uit eiwitten. Iedereen die wel eens een ei heeft gebakken, weet dat eiwitten stollen als we ze verhitten. En een gestold ei is onbruikbaar als je een rauw ei nodig hebt”, legt Hendriks uit. “Om de juiste werking en de veiligheid van patiënten te waarborgen, moeten we alle medicijnen onder de juiste temperatuur opslaan en behandelen.”
Vier temperatuurzones
Het nieuwste warehouse in Boxmeer, geopend in 2022, bestaat uit acht cellen met vijf temperatuurzones: 15 tot 25, 2 tot 8, -25, -40 en -45 graden Celsius. “Al die cellen kunnen we afhankelijk van de behoefte instellen op verschillende temperatuurzones. Twee cellen zijn zelfs gevalideerd voor drie verschillende termperatuurzones”, weet Hendriks. “Daarnaast hebben we in dit pand een ‘freezer farm’ opgezet met bijna honderd ultra low temperature freezers. Dat zijn vrieskasten waarin we producten bij -40 of zelfs -80 graden Celsius kunnen opslaan.”
Als het gaat om de temperatuurbewaking, wordt VTS volledig ontzorgd door TService. Deze dienstverlener heeft SenseAnywhere geïmplementeerd, een systeem dat continu de temperatuur in elke cel en vrieskast registreert. Als de temperatuur te laag of te hoog wordt, slaat het systeem alarm en worden de juiste mensen gewaarschuwd. “In de koelcel staat het alarm bijvoorbeeld ingesteld op 2,5 en 7,5 graden Celsius. Als de temperatuur die waarden bereikt, hebben we nog even tijd om maatregelen te nemen. In het uiterste geval kunnen we de producten overbrengen naar een andere cel of vrieskast”, legt Hendriks uit.
Tien jaar
Voor het vastleggen van de temperatuur maakt VTS gebruik van dataloggers van TService. Dat zijn kleine sensoren met een ingebouwde klok die zowel de temperatuur als de luchtvochtigheid kunnen meten. Deze dataloggers versturen de meetwaarden periodiek naar de bijbehorende cloudapplicatie. “In het kantoor waar de operatie wordt aangestuurd, hangt een scherm waarop de temperaturen in de verschillende zones worden weergegeven. Op die manier kunnen we continu de temperatuur in de gaten houden”, weet Hendriks.
De dataloggers maken geen gebruik van het wifi-netwerk, maar van een apart draadloos netwerk met een frequentie van 868 MHz. “Wifi is geschikt voor het versturen van grote hoeveelheden data, maar het verzenden daarvan vraagt veel energie. Bij gebruik daarvan zouden we de batterijen van de dataloggers elk jaar moeten vervangen. Door de data te verzenden via een lagere, energiezuinigere frequentie gaan ze probleemloos tien jaar mee”, vertelt Jochem van Ooijen, productspecialist bij TService.
Temperatuur-mapping
Elke cel telt meerdere dataloggers, waarvan er tenminste één op de warmste en één op de koudste plek hangt. Wat de koudste en warmste plekken zijn, heeft TService na de oplevering van het warehouse in kaart gebracht. Daartoe is elke cel een week lang voorzien van tientallen dataloggers. “Om te garanderen dat de temperatuur het hele jaar door binnen de normen blijft, hebben we hetzelfde gedaan in een van de warmste en koudste weken van het jaar. Elke vijf jaar herhalen we de temperatuur-mapping”, legt Van Ooijen uit. Vaak volgen daaruit adviezen, die door VTS worden overgenomen. Hendriks: “Dan blijkt bijvoorbeeld dat de luchtstroming wordt gehinderd door de wijze waarop intern transportmaterieel is geparkeerd.”
De afgelopen vijftien jaar heeft Hendriks ervaring opgedaan met andere temperatuurbewakingssystemen. Het voordeel van het systeem van TService is het gemak waarmee de dataloggers te vervangen zijn. “Eens per jaar sturen we ze naar TService voor kalibratie. Omdat de dataloggers draadloos zijn, kunnen we ze eenvoudig uit de houder klikken en vervangen, zodat de registratie naadloos doorloopt. Daartoe hoeven we alleen maar het nummer van de nieuwe datalogger aan de bestaande houder te koppelen.”
Nieuwbouw
Naast het huidige hoofdkantoor in Boxmeer bouwt VTS een splinternieuw meerlaags warehouse met ruimte voor 50.000 pallets. Het staat nu al vast dat TService ook in dit warehouse het SenseAnywhere-systeem zal installeren. “Dat heeft alles te maken met de prettige samenwerking en de wijze waarop we ontzorgd worden”, vertelt Hendriks. “Door te kiezen voor TService kunnen we straks via één systeem de temperatuur in alle warehouses monitoren.”