Technische groothandel FM Electro (FME) in Giesbeek was op zoek naar een geïntegreerd systeem dat de financiën en de complete logistiek regelt van magazijnvoorraad tot en met de aflevering van de bestelling bij de klant. Agion bood de oplossing met nota bene SAP.
“Velen denken dat SAP veel te hoog gegrepen is voor een bedrijf als het onze. We werken hier immers maar met vijf man. Toch heeft IT-dienstverlener Agion ons een gezonde business case met SAP getoond”, zegt FME-directeur Ferdie Künne. “Dankzij de starter package kunnen kleine organisaties beschikken over functionaliteiten die kleine bedrijven ook echt nodig hebben, zoals inkoop, verkoop en voorraad”, vult Agion-directeur Jan-Mark Rosman aan. “De onderdelenservice en productie zijn voorbehouden aan de professional licentie. FME heeft deze SAP-onderdelen niet nodig, want ze hebben geen fabriek; het is een handelshuis.”
FME in Giesbeek is een technische groothandel in bevestigingsmaterialen en -systemen, ofwel kabelmanagementsystemen, waarbij een snelle logistiek van groot belang is. “Wij kopen de spullen in bij fabrikanten in onder andere Duitsland, Denemarken, het Verenigd Koninkrijk en Spanje. Vervolgens verkopen wij de producten in de Benelux”, legt Künne uit.
Digitale verwerking
FME wilde de artikel- en klantgegevens slecht één keer invoeren, zodat ze met één druk op de knop het verzendetiket, de factuur, de pakbon en een bericht naar de transporteur kunnen sturen. Tot voor kort zette de organisatie een Exact-pakket in voor de (financiële) administratie. Dat draaide nog onder DOS. “Maar we liepen steeds vaker tegen problemen aan”, zegt Künne. “Het systeem had te veel beperkingen. We wilden bijvoorbeeld toe naar digitaal factureren, maar dat was hiermee niet mogelijk. Bovendien was het niet eenvoudig in het gebruik. Het werd echt nijpend toen de BTW naar 21% ging. Voor deze verhoging moesten we heel wat kunstgrepen uithalen. Het was niet een kwestie van gewoon het percentage aanpassen. Daarom zijn we ruim een jaar geleden gaan kijken naar vervangende software. Exact en Unit4 stonden op de shortlist, maar ook SAP en die werd het.”
Transportmodule
De doorslag om voor SAP Business One te kiezen, lag in de logistieke aanpak. Künne: “Met de ‘Transsmart add-on’ van Agion hebben we automatisch contact met een aantal vervoerders. Hierbij zijn we overigens vrij in de keuze van de transporteur. Dit versoepelt het expeditieproces, omdat we inzicht hebben in welke vervoerders beschikbaar zijn. Door de grootschalige transportinkoop via ‘SmartContracts’ realiseren we aanzienlijke kostenvoordelen. Wij voeren alle orders in SAP Business One in. Daarna kunnen we met slechts één druk op de knop het volledige logistieke proces in gang zetten.”
Het verzendetiket komt uit de printer, het track & trace-proces komt in beweging, de pakbon is klaar en de klant wordt automatisch geïnformeerd. “Hiervoor hoeven we geen aparte module op te starten, zoals vroeger”, gaat Künne verder. “Dit is vooral van belang omdat het vaak om kleine verzendingen gaat. Die logistieke handelingen komen dus veel voor. Het scheelt ons veel tijd en geld dat we dit proces nu hebben geautomatiseerd. We hebben nauwelijks nog retourzendingen vanwege fouten aan onze kant.”
Magazijnbeheer
Ook al heeft de logistieke afwikkeling de doorslag gegeven, er zaten wel meer functionaliteiten in de programmatuur waar Künne tevreden over is. “Vaak leveren we in één order voor een klant legio verschillende producten. Deze producten komen dan als het ware in dezelfde doos terecht. Het is daarom wenselijk als de pakbon en de factuur in één keer worden gegenereerd en per direct beschikbaar zijn. De factuur wordt nu ook automatisch en digitaal naar de klant verstuurd.”
Bovendien is het magazijnbeheer belangrijk. “Wij kunnen nu in één oogopslag zien wat we in voorraad hebben. We hebben daarnaast inzage in welke bestellingen nog openstaan, en wat er onderweg is. Op deze manier kunnen we onze klanten leveren wat we beloven.”
Wat Künne eveneens handig vindt, is dat de accountant op afstand kan meekijken in de administratie. “Die kan meteen een seintje geven als hij bijvoorbeeld vreemde boekingen ziet. Voorheen spaarden we deze boekingen altijd op, terwijl we deze nu meteen recht kunnen zetten.”
Agion heeft het SAP-systeem zo veel mogelijk standaard ingericht. Nadat FME de nodige ervaring heeft opgedaan en gewend is om met het systeem te werken, gaat deze IT-dienstverlener nog met de overgebleven aanvullende wensen aan de slag.
Wie wat waarom
Wie?
FME in Giesbeek is een technische groothandel in bevestigingsmaterialen en -systemen.
Wat?
Dankzij de ‘starter package’ van SAP Business One kunnen ook kleine organisaties beschikken over functionaliteiten die kleine bedrijven ook echt nodig hebben, zoals inkoop, verkoop en voorraad.
Waarom?
FME zocht een geïntegreerd systeem dat de financiën en de complete logistiek regelt, van magazijnvoorraad tot en met de aflevering van de bestelling bij de klant.
