De laatste dagen voordat Pinkpop losbarst zijn aangebroken. Het is één van de meest hectische periodes voor de logistieke organisatie van één van Neerlands grootste en populairste muziekfestivals. Het podium en enorme tent, honderden portakabins, tientallen cateringunits, 20 kilometer hekwerk en al die andere faciliteiten staan al op hun plek, maar er moeten nog tig praktische dingen gebeuren. Wie denkt dat het alleen hectisch is kort voor het festival, vergist zich. Volgens logistiek coördinator Roland De Jong zijn er gedurende het hele jaar piekmomenten in de logistieke voorbereiding op dit festival.
Ruim twee maanden voordat de 54e editie van Pinkpop van start gaat, moeten alle vergunningsprocedures zijn afgerond en de door de wol geverfde logistiek coördinator –“ik doe dit werk al 25 jaar voor Pinkpop”- heeft overleg gehad met Rijkswaterstaat en NS over onderhoud aan relevante wegen en spoornetten om het weg- en OV-verkeer van Pinkpop-gangers in goede banen te leiden. Van het management van de optredende bands ontvangt het Pinkpop team in deze periode via de mail alle informatie over de maten en configuratie van de podia en het gewicht aan geluid-, licht- en videotechniek dat aan het dak van de ‘stages’ komt te hangen. Daarnaast weet het Pinkpop team wat de gewenste capaciteit is van de portakabins en units voor het verblijf en de catering van de bandleden, crew, management en haar gevolg. Cruciale data om gericht het benodigde materiaal te bestellen bij vaste leveranciers in Nederland, België en Duitsland.
Groei van het Pinkpop ‘dorp’
Tussen januari en maart houdt Pinkpop -onderdeel van MOJO- zich vooral bezig met het bestellen van de materialen voor het podium en de overige faciliteiten. “We hebben minimaal twee weken nodig om de podia te kunnen opbouwen”, vertelt Roland. “Dat vormt het hart van Pinkpop, maar daaromheen wordt een heel dorp met faciliteiten gebouwd. Niet alleen voor de tienduizenden bezoekers, maar ook voor de bandleden, crew en management. Om je een indruk te geven: we laten om en nabij 200 portakabins op het terrein in Landgraaf neerzetten en tientallen catering-units. Sommige acts nemen hun eigen kok mee, die vragen dan een aparte keukeninrichting. Ook op het gebied van kleedkamers proberen we zoveel mogelijk te voorzien in de wensen van de artiest: hetzij met een hele band in één kleedkamer of dat de bandleden liever voor losse kleedkamers kiezen. Daarnaast regelen we verblijfsruimte voor de crew, de boekers van de band, de managers en hun assistenten. Ook de podiumfaciliteiten zijn de afgelopen jaren gegroeid. Vroeger waren een podium, gitaarversterker en luidsprekers voldoende, maar tegenwoordig komt daar een spectaculaire licht-, video- en soms vuurwerkshow bij. Het Pinkpop dorp dat we met het hele team voor één weekend opbouwen is door de jaren heen alleen maar uitgedijd.”
Meer comfort en luxe
Volgens De Jong stellen zowel de bands die op Pinkpop optreden als de bezoekers steeds meer eisen aan de logistiek en de faciliteiten. Meer comfort, meer luxe en vooral…minder wachttijden voor de toiletten en de eet- en dranktentjes. “Daarom bestellen we nu meer toilet- en cateringunits om aan de behoeften van de bezoekers te voldoen dan jaren geleden. Dat brengt meer kosten met zich mee, terwijl de bezoeker liever niet méér voor haar kaartje betaalt. Dat levert een spanningsveld op, maar we doen altijd ons best om de bezoeker zoveel mogelijk te faciliteren.”
Het groeiende dorp stelt Pinkpop voor uitdagingen, niet alleen financieel, maar ook qua fysieke logistiek. De honderden goederentransporten moeten letterlijk en figuurlijk in goede banen worden geleid om het niet te laten ontaarden in een chaos op het terrein in Landgraaf. De piek wat betreft de opbouw van de podia en de facilitaire voorzieningen ligt op ongeveer een maand voordat Janet Livv, winnaar van de Limburgse popprijs, op vrijdag 20 juni muzikaal het festival opent. “Voor alle leveringen heb ik bepaalde tijdvakken gereserveerd wanneer ze hun materiaal kunnen aanleveren. Gelukkig doen we zaken met vaste leveranciers die de installatietechniek en de podiumelementen leveren. Dat zijn de grootste van Europa en die weten precies wat er van hen gevraagd wordt. Het podium en de facilitaire voorzieningen staan een week in Landgraaf en daarna wordt alles op transport gezet voor het volgende festival in Europa. Het is gedurende de zomer een reizend circus.”
Just-in-time delivery
De just-in-time delivery planning van Pinkpop voor de aanvoer van materiaal en materieel is cruciaal om genoeg ruimte te bufferen voor de transporteurs en montageploegen. De opbouw van alle faciliteiten is een 24-uurs proces, dag en nacht gaat het door totdat er in Landgraaf drie dagen muzikaal gas wordt gegeven door de acts. Pinkpop huurt het gros van de materialen van externe leveranciers. In een eigen magazijn liggen in de 2800 m2 binnenopslag wat promotiemateriaal (vlaggen en dergelijke), gereedschap en terreinvoertuigen voor de eerste inrichting van het terrein. Buiten op het terrein liggen grote houten palen waaraan bijvoorbeeld de verlichting wordt opgehangen.
Energietransitie
Ook Pinkpop probeert in te spelen op de energietransitie door zo weinig mogelijk gebruik te maken van vervuilende dieselgeneratoren voor de stroomopwekking, maar helemaal zonder kan de organisatie niet. “Het stroomnet heeft hier ook last van congestie, maar we zijn al bezig om nieuwe aansluitingen te maken voor krachtstroom om daar in de toekomst gebruik van te maken. We hebben uiteraard veel stroom nodig voor allerlei voorzieningen -niet alleen voor verwarming, ventilatie, licht en geluid maar ook bijvoorbeeld voor de kookunits. Vlak in de aanloop naar Pinkpop zijn hier circa 5000 mensen aan het werk. Die willen we zo goed mogelijk verzorgen.”
Roland hoopt dat voor toekomstige edities het gebruik van fossiele energie verder wordt teruggedrongen en dat er ooit alleen maar groene elektrische stroom opgewekt hoeft te worden voor het festival. Maar het allerbelangrijkste blijft het aanscherpen van de logistiek voor bezoekers, bandleden en crew. “Daar wordt alles op ingezet om er drie fantastische dagen van te maken”, besluit hij.
