Sinds de start in 1998 groeide Studieboekencentrale Emmen fors. Werden er in het eerste jaar nog 7.000 scholieren beleverd, tegenwoordig verwerkt het bedrijf 260.000 tot 270.000 orders per jaar. De groei stelt ook andere eisen aan de logistieke operatie.
“Op onze oude locatie hadden we slechts 800 vierkante meter ter beschikking. Het overzicht was zoek en er werd bijna chaotisch gewerkt. In de zomer moesten we extra ruimte huren, maar dan nog was het kunst- en vliegwerk”, vertelt directeur Albert Jagt. De situatie werd nog eens bemoeilijkt door het twaalf jaar oude ICT-systeem. “Gelukkig zit er veel kennis bij onze medewerkers tussen de oren, maar die moesten dan ook niet ziek worden. Terugkijkend zeg ik wel eens dat we onbewust bekwaam waren”, aldus Jagt.
Schaalgrootte
Het was dus duidelijk dat er iets moest gebeuren, maar voor de benodigde investeringen was schaalgrootte nodig. Dankzij nieuwe opdrachten en bestaande contracten kwam die gewenste schaalgrootte in oktober 2009 binnen handbereik. De productie zou verviervoudigen en dat was het signaal voor verandering.
Er moest echter in sneltreinvaart worden gehandeld, want vóór 1 juni 2010 moest de nieuwe operatie live zijn. Dan begint voor Studieboekencentrale het seizoen, maar er was nog geen pand en al helemaal geen logistieke operatie die op een dergelijke productie was voorbereid.
Het nieuwe onderkomen werd snel gevonden. Op een nabijgelegen bedrijventerrein werd in drie maanden tijd een nieuw magazijn gerealiseerd, met een totaal vloeroppervlak van 6.000 m2. Gelijktijdig werd samen met logistiek adviesbureau Logistore een blauwdruk gemaakt voor de nieuwe logistieke operatie.
Een operatie die verre van standaard is. Studieboekencentrale kent een gigantische piek in de maanden juli, augustus en september. Waar buiten het seizoen elf vaste medewerkers in het magazijn werken, lopen op een topdag ruim 300 medewerkers, verdeeld over twee ploegen.
Enorme uitdaging
“De uitdaging om in vier maanden een nieuw magazijn én een nieuwe operatie op poten te zetten is gigantisch, temeer omdat we geen data uit het verleden hadden voor de hoge productie. Er is dan ook heel veel onderzoekswerk verricht. Aan de andere kant was het gunstig dat er nog niets stond. We konden starten uit een ‘greenfield’ situatie. Bovendien hadden we in-huis net onze hele ICT-organisatie gemoderniseerd en zat alle informatie nog vers in het geheugen”, vervolgt Jagt. Vooral dat laatste bleek cruciaal. ICT speelt namelijk een heel bepalende rol in de nieuwe logistieke operatie.
De invulling daarvan kwam voor rekening van Logitrade. “Een tijdige en vooral foutloze uitlevering was het belangrijkste doel. Uitgangspunt was dat alles ‘foolproof’ is; nieuwe medewerkers moeten snel aan de slag kunnen en probleemloos kunnen werken”, weet Jagt. Logitrade leverde onder andere 16 Scango-Cart batchpickingkarren (waarop 25 orders tegelijk kunnen worden verzameld) en evenveel ScanWatch polsscanners. Beide systemen zijn in een draadloze RF-omgeving gekoppeld via de modulaire applicatiesoftware LogiMore. Via het ‘opdrachtenhorloge’ ziet de orderverzamelaar welke boeken op welke locatie moeten worden verzameld.
Nadat de locatie is gescand, geven de lampjes op de pickkar aan in welke bak de verzamelde orders komen. Indien een boek niet voorradig is, wordt de ‘jokerkaart’ gescand en een wasknijper aan de betreffende bak bevestigd. “Het systeem weet dan dat de order niet compleet is en maakt een nieuwe opdracht aan. De incomplete bak wordt bij de inpaktafel compleet gemaakt”, licht Jagt toe. In de toekomst worden de ‘jokerbakken’ overigens via de displays op de karren gemarkeerd. Daartoe past Logitrade momenteel het systeem aan.
Snel en ergonomisch
De inpaktafels, vooralsnog twaalf in totaal, zijn ingericht voor een snelle en ergonomische werkwijze. De orderbakken worden op zwaartekrachtbanen geplaatst en rollen naar de werkplek. Als extra controle worden de boeken nog een keer gescand, waarna ze worden ingepakt in het juiste doosformaat. De lege dozen staan boven de afvoerbaan om een eenvoudige, hinder- en gevarenvrije aanvulling mogelijk te maken.
Als de order compleet is worden automatisch de paklijst en het afleveretiket afgedrukt. De complete order vervolgt hierna zijn weg naar de expeditie over een aangedreven rollenbaan en wordt onderweg automatisch gesloten door een in de baan geïntegreerde dozensluiter. De orders worden vervolgens op postcodegebied klaargezet, zodat er tot elf uur ’s avonds kan worden geleverd aan TNT, zonder dat de service voor de klant in het geding komt.
‘Tropenjaar’
Na een maand uitvoerig testen en opleiden ging de knop eind juni om en werd er met man en macht gewerkt om het seizoen zo foutloos mogelijk door te komen. Dat lukte goed. De productie begon met 4.000 orders per dag. Aan het einde van het seizoen stond de teller op ruim 11.000 pakketten van gemiddeld acht boeken per dag. En dat allemaal zonder noemenswaardige problemen. “Het was absoluut een tropenjaar, maar zonder twijfel ook het mooiste jaar tot nu toe; enerverend, leerzaam, avontuurlijk én succesvol”, kijkt Jagt terug.
Ten opzichte van de oude werkwijze werd het aantal uren met 40% gereduceerd, maar er zijn zeker nog verbeterpunten, weet de directeur: “We hebben bijvoorbeeld tóch meer uren nodig gehad dan verwacht. Nu hebben we precies in beeld wat welk deel van het proces kost. Met die informatie kunnen we de productie voor het komende seizoen nóg beter plannen en aansturen. Daarbij mikken we dit jaar op een verdere reductie van de uren met 20 procent. Dit jaar zetten we de puntjes op de i. De extra winst die daaruit vloeit, is voor ons de kers op de slagroom.”
Wie wat waarom?
Wie?
Studieboekencentrale is een landelijke leverancier van studieboeken en educatieve diensten aan studenten en onderwijsinstellingen in het MBO/HBO/WO, studieverenigingen, bedrijven en overheidsinstanties.
Wat?
In Emmen nam het bedrijf een nieuw logistiek centrum in gebruik. De logistieke blauwdruk werd in samenwerking met Logistore ontworpen. De engineering en de inrichting kwamen voor rekening van Logitrade.
Waarom?
De nieuwbouw was broodnodig, omdat Studieboekencentrale op de oude locatie bijna letterlijk tegen het plafond zat. In het nieuwe pand en met de nieuwe logistiek krijgt de beoogde groei vorm.
