Een goede tool kan bijdragen aan goed voorraadbeheer, maar er is meer nodig. Goede mensen zijn minstens zo belangrijk, al is het alleen maar omdat niet alle vraagstukken aan een tool kunnen worden overgelaten. De nieuwe unit Slimstock Professionals van Slimstock wil de menselijke factor in voorraadbeheer versterken. Coach Walther Ploos van Amstel: “Vooral op tactisch niveau ontbreekt vaak de kennis.”
Eigenlijk is voorraadbeheer niet zo’n goede term, vindt Walther Ploos van Amstel. Voorraadbeheerders zijn niet zozeer bezig met het beheren van voorraden, maar met het in balans brengen van verkopen aan klanten en bestellingen bij leveranciers. “Dat gaat gepaard met allerlei beslissingen op verschillende niveaus”, vertelt de wetenschapper, consultant en publicist.
“Op strategisch niveau gaat het bijvoorbeeld om de keuze van leveranciers en voorraadlocaties en op tactisch niveau om de vraag welk artikel we waar op voorraad leggen. Op operationeel niveau zijn mensen elke dag weer bezig om te beslissen wat ze exact gaan inkopen. Als al die mensen niet de juiste beslissingen nemen, dan kost dat het bedrijf geld.”
Slimstock Professionals (zie ook kader ‘Meer dan coaching’, red.) heeft samen met Ploos van Amstel een landelijk netwerk van ervaren coaches opgezet die bedrijven gaan ondersteunen bij het nemen van de juiste beslissingen. Zelf fungeert hij ook als coach. “We gaan niet op de stoel van de manager zitten. We gaan er wel voor zorgen dat die manager zijn werk beter kan doen. Samen met hem kijken we naar de huidige stand van zaken, naar het team en de systemen waarmee hij de klus moet klaren. Dat doen we op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau.”
Brandjes blussen
De belangrijkste tip die Ploos van Amstel alvast geeft, betreft de organisatie van het team voorraadbeheerders. Ze hebben vaak van alles op hun bordje liggen, maar zijn in de praktijk vooral bezig met brandjes blussen: een artikel dat ‘out of stock’ is, een levering die vertraagd is enzovoort. Aan vraagstukken op tactisch niveau komen ze daardoor niet meer toe. “Leg daarom in de organisatie een knip tussen operationele en tactische planning. De tactische planner kan zich bezighouden met rekenen, simuleren en optimale ordergroottes bepalen, terwijl de operationele planners alle dagelijkse zaken kunnen opknappen, zoals het najagen van leveranciers.”
Een andere tip betreft het consequent toepassen van de plan-do-check-act-cyclus. Plan en do gebeurt uiteraard wel, maar check en act is er niet altijd bij. “Kijk eens hoeveel nieuwe artikelen de afgelopen tijd goed zijn ingevoerd. Hoeveel stuks van de eerste order liggen nog steeds op voorraad? Een groot deel van incourante voorraden ontstaat al tijdens de allereerste order”, stelt Ploos van Amstel.
Vaak zijn het steeds weer dezelfde valkuilen waarin mensen stappen. Ze stellen de verkeerde prioriteiten, waardoor ze vaak alleen maar oog hebben voor de artikelen die morgen binnen moeten zijn en niet voor de andere artikelen van die leverancier die ze in dezelfde bestelling kunnen meenemen. Of ze denken dat langzaamlopers ook langzaam nodig zijn. “Terwijl voor bijvoorbeeld distributeurs van auto-onderdelen juist ook die langzaamlopers belangrijk zijn. Vooral op tactisch niveau ontbreekt vaak de benodigde kennis.”
Juiste instellingen
In veel bedrijven heeft het team voorraadbeheerders volgens Ploos van Amstel niet dezelfde ontwikkeling doorgemaakt als het ondersteunende IT-systeem. Vroeger maakten bedrijven bijvoorbeeld eens per week een uitdraai van alle artikelen in het assortiment, die door de voorraadbeheerders regel voor regel werden nagelopen. Nu beschikken de meeste bedrijven over moderne systemen die realtime inzicht in voorraadniveaus bieden. “Vaak zijn het nog steeds dezelfde mensen die achter de knoppen zitten”, vertelt de Slimstock-coach.
Juist nu systemen steeds slimmer en geavanceerder worden, dient ook het kennisniveau van de mensen mee te groeien. “Hoe intelligenter het systeem, hoe meer inspanningen gebruikers moeten verrichten om eruit te halen wat erin zit. De prestaties van systemen worden steeds afhankelijker van de instellingen. Dat betekent dat bedrijven regelmatig moeten checken of parameters als bestelkosten, economische ordergrootte en levertijden correct zijn ingesteld.”
Als de instellingen eenmaal goed staan, is soms moed vereist om op de uitkomsten van het systeem te vertrouwen. Ploos van Amstel haalt daarbij een Brits onderzoek aan waaruit blijkt dat managers vaak de door IT-systemen geproduceerde vraagvoorspellingen handmatig bijstellen. Vaak gaat het om kleine aanpassingen, en juist die kleine aanpassingen sorteren geen effect. Achteraf blijkt dat de vraagvoorspellingen niet beter zijn geworden. “Vaak maakt de software al een prima vraagvoorspelling. Volg die dan ook. Zorg ervoor dat de schaarse tijd van planners gaat naar de artikelen die om ‘intensive care’ vragen.”
Meer dan coaching
Voor goed voorraadbeheer zijn niet alleen goede tools nodig, maar ook goede voorraadbeheerders. Met een landelijk netwerk van coaches als Walther Ploos van Amstel staat Slimstock Professionals CEO’s met raad en daad bij.
Maar Slimstock Professionals is veel meer. De nieuwe unit van Slimstock, waar meerdere universiteiten en consultancy bedrijven bij betrokken zijn, bundelt een viertal initiatieven, gericht op het vergroten van de kennis over voorraadbeheer.
Een belangrijk onderdeel is bijvoorbeeld het Toptalent programma, waarmee studenten na hun afstuderen nóg een volledig opleidingstraject volgen. De aan de Slimstock Academy afgestudeerde studenten gaan dan aan de slag bij diverse bedrijven en worden nog eens twee tot drie jaar intensief begeleid. Daarbij komen alle aspecten van het opleidings- en trainingstraject aan bod; van voorraadoptimalisatie tot finance. Zo verwacht Slimstock uiteindelijk allround professionals op te leiden en speelt het bedrijf in op de schaarste aan goede vakmensen. Kijk voor meer informatie over Slimstock Professionals op www.slimstockprofessionals.com.
Opleiding zorgt voor bewustwording
Dat de menselijke factor bij voorraadbeheer van groot belang is, beaamt Cindy Hendriks van AutoDistribution Benelux. Zij geeft leiding aan een team van drie operationele voorraadbeheerders, die elk verantwoordelijk zijn voor bepaalde productlijnen. “Elke dag weer zijn we bezig met het overwegen en afwegen van beslissingen. We kunnen niet alle beslissingen aan het systeem overlaten”, aldus Hendriks, die verantwoordelijk is voor de centrale voorraad waaruit dagelijks zo’n honderd grossiers in Nederland worden beleverd.
Samen met twee collega’s volgde Hendriks de HBO Bedrijfskundeminor Voorraadoptimalisatie aan de Slimstock Academy. De opleiding heeft impact op de hele organisatie. Is bijvoorbeeld de voorraadbeheerder altijd verantwoordelijk voor incourante of langzaamlopende voorraad of is dat de commercie die dat product per se op voorraad wilde hebben? “Daarnaast zijn we opnieuw gaan uitrekenen wat precies de kosten van voorraadhouden zijn”, vertelt Hendriks. “Welke kosten neem je wel en niet mee? Dat heeft intern tot interessante discussies en bewustwording in de hele organisatie geleid.”
