In het najaar van 2010 begon de eerste groep deelnemers aan de HBO Bedrijfskunde Minor Voorraadoptimalisatie van Slimstock. Ruim twee jaar later hebben 72 mensen van 57 bedrijven de opleiding met succes afgerond. Daaronder bevinden zich Intertruck en Verpa Senco, twee bedrijven die erin zijn geslaagd het geleerde in de praktijk te brengen.
Intertruck en Verpa Senco zijn twee bedrijven die behoefte hadden aan meer kennis op het gebied van voorraadbeheer. “Welke artikelen leggen we wel of niet op voorraad? Waarom grijpen we bij dit ene artikel steeds mis?”, verklaart stock controller Frank Manders van Verpa Senco, dat vanuit Lelystad niet-, spijker- en schroefmachines met bijbehorende bevestigingsmiddelen levert.
Martin Nieuwland van Intertruck wilde meer weten over de verschillende rekenregels die voor het bepalen van de optimale voorraad kunnen worden gebruikt. “Als je weet wat die inhouden, kun je beter inspelen op bepaalde situaties en voor elke productgroep de juist rekenregels gebruiken”, vertelt de logistiek manager van Intertruck, leverancier van vrachtauto-, trailer- en busonderdelen.
Zowel Manders als Nieuwland hebben vorig jaar de HBO Bedrijfskunde Minor Voorraadoptimalisatie van Slimstock gevolgd. Een jaar lang kregen zij eens per maand college van voorraadexpert Paul Durlinger. “Een aansprekende docent met interessante lessen”, vertelt Nieuwland. “Interessant ook om met collega’s te kunnen sparren over voorraadbeheer”, vult Manders aan.
Werkkapitaal vrijmaken
Een van de onderwerpen in de opleiding is optimale bestelhoeveelheid (economic order quantity, EOQ). Voor een deel van het assortiment kan die worden berekend met de Formule van Camp. “Die formule gebruikten we nog niet, maar nu wel. Conclusie is dat de optimale bestelhoeveelheid lang niet altijd in de buurt ligt van de minimum bestelhoeveelheid die leveranciers afgeven”, heeft Nieuwland ervaren.
Manders beaamt dat. “Uit analyse blijkt dat wij vrij hoge bestelhoeveelheden hanteren, onder meer ingegeven door de korting die leveranciers bieden. Van sommige artikelen hebben we daardoor een half jaar of een jaar voorraad liggen. De vraag is of dat wenselijk is, gezien het feit dat de voorraadkosten kunnen oplopen tot dertig of veertig procent van de voorraadwaarde. Onze inkopers zijn nu in gesprek met leveranciers om hun minimum bestelhoeveelheden te verlagen, zodat wij werkkapitaal kunnen vrijmaken.”
Probleem bij Verpa Senco is dat veel leveranciers in het Verre Oosten zitten. Dat leidt al snel tot relatief grote minimum bestelhoeveelheden. “Als het niet lukt om die te verlagen, moeten we misschien op zoek gaan naar andere leveranciers in Europa. Dat betekent niet alleen lagere bestelhoeveelheden, maar ook aanzienlijk kortere levertijden”, stelt Manders.
Omloopsnelheid en voorraadwaarde
Als gevolg van de HBO Minor maakt Intertruck nu veel meer analyses dan voorheen. Nieuwland kijkt niet alleen naar prestatie-indicatoren zoals omloopsnelheid of voorraadwaarde, maar maakt ook dwarsdoorsneden waarbij de hoeveelheid omzet wordt afgezet tegen het aantal orderregels of de omloopsnelheid tegen de voorraadwaarde. Dat levert een hoop extra inzicht op. “Stel dat de omloopsnelheid laag is en de voorraadwaarde hoog. Dan moet je oppassen voor incourante voorraden”, weet Nieuwland.
Intertruck let nu ook beter op het vraagpatroon: is die altijd constant of fluctueert die? “Als de fluctuatie groot is en de servicegraad ook, kan dat leiden tot extreem hoge veiligheidsvoorraden. Nu we meer inzicht hebben, kunnen we betere beslissingen nemen en de instellingen van het voorraadbeheersysteem daarop aanpassen.”
De opgedane kennis en ervaring wordt langzaam zichtbaar in de bedrijfsresultaten van Intertruck en Verpa Senco. “Onze servicegraad is gestegen, maar dat komt deels ook omdat onze leveranciers beter zijn gaan presteren”, weet Nieuwland.
Verpa Senco zit nog middenin het optimalisatietraject dat is opgestart na de HBO Minor. “Met onze inkopers kijken we naar de minimum bestelhoeveelheden, met de verkopers naar onze incourante voorraden. Tegelijkertijd draaien we aan de knoppen van de veiligheidsvoorraden. We zien nu onze voorraden dalen zonder dat de servicegraad daaronder lijdt”, aldus Manders.
Leren toepassen
Intertruck en Verpa Senco zijn niet de enige bedrijven die hun voorraden zien dalen. Docent Paul Durlinger herinnert zich een bedrijf dat dankzij de opleiding binnen een jaar enkele tonnen werkkapitaal wist vrij te maken. “Als je dat afzet tegen de kosten van de opleiding, spreek je over rendementen van duizenden procenten”, aldus de voorraadexpert.
Het belangrijkste verschil met andere opleidingen op het gebied van voorraadbeheer is de duur van de HBO Minor. “De meeste andere opleidingen duren één of twee dagen. Dan kun je alleen wat zaken aanstippen. Bij de HBO Minor kunnen we belangrijke concepten 4 of 5 keer laten terugkomen en in opdrachten verwerken”, vertelt Durlinger.
Directeur Eric van Dijk van Slimstock vult hem aan. “We hebben een viertraps-leercurve geïntroduceerd. Na het introduceren van een concept volgt het demonstreren, implementeren en evalueren. Dat werkt. Bedrijven leren de concepten daadwerkelijk toepassen”, vertelt de initiatiefnemer van de HBO Minor.
Persoonlijke groei
De HBO Minor is twee jaar geleden opgezet om het kennisniveau van voorraadbeheerders te verbeteren. “Veel voorraadbeheerders zijn nooit voor hun functie opgeleid. Hen is nooit uitgelegd hoe voorraadbeheer werkt”, vertelt Van Dijk. Volgens Durlinger onderschatten veel bedrijven het belang van voorraadbeheer.
“Tachtig procent van de voorraadbeheerders weten niet hoe hoog hun bestelkosten en voorraadkosten zijn. Er zijn bedrijven die zelden of nooit een ABC-analyse uitvoeren”, vertelt Durlinger.
Van Dijk en Durlinger zien dat de deelnemers zich ook persoonlijk ontwikkelen. Zij weten opeens resultaat te boeken met voorraadbeheer, en dat valt ook binnen de bedrijven op. “Hun functie wordt nu meer gewaardeerd. En ze beseffen nu ook dat ze zelf invloed kunnen uitoefenen op het beleid van het management”, aldus Durlinger. “De opleiding eindigt dan ook met het schrijven van een plan van aanpak voor de directie”, weet Van Dijk.
Bij Verpa Senco is het in ieder geval gelukt om een luisterend oor bij de directie te vinden. Frank Manders: “Om zaken echt te kunnen veranderen, heb je committment van het managementteam nodig. Bij Verpa Senco is dat gelukkig het geval.”
HBO Minor op maat
In januari 2013 gaat de HBO Minor voor de 7e keer van start, in april en september gevolgd door de 8ste en 9e aflevering. De zevende aflevering betreft een variant die is ontwikkeld voor retailers. “De retail sector kent enkele speciale eigenschappen die vragen om een aangepaste opleiding”, vertelt Eric van Dijk van Slimstock.
De opleiding wordt ook aangeboden als in company-training. Onder meer KLM zet de HBO Minor op deze manier in. Van Dijk: “Niet alleen mensen van KLM doen mee, maar ook mensen van hun toeleveranciers. Daardoor zie je op natuurlijke wijze supply chain optimalisatie ontstaan.”
