Tot 7 jaar geleden was voorraadbeheer iets wat de productmanagers van Kühne Automotive er eventjes bij deden. Nu de groothandel in auto-onderdelen een team van specialisten op dit vakgebied heeft gezet en een speciaal voorraadbeheersysteem heeft aangeschaft, heeft het bedrijf weer grip op de materie. Nu gaat dit team uit Hoevelaken ook het voorraadbeheer van de vestiging in België verzorgen.
De waarde van de voorraad in het magazijn van Kühne Automotive is in de loop der jaren gestegen zonder dat de groothandel in auto-onderdelen daar veel invloed op had. De oorzaak ligt bij de onderdelen zelf, die flink duurder zijn geworden. Een bougie die vroeger niet meer dan een euro kostte, gaat nu met gemak voor 12 euro over de toonbank. “Daarom is voor ons de voorraadrotatie een belangrijkere graadmeter dan de voorraadwaarde. We willen het kapitaalbeslag en de kans op incourante voorraden zo laag mogelijk houden”, vertelt Fred Kamphuis, director marketing &ICT van Kühne.
Naast voorraadrotatie is ook servicegraad belangrijk. Kühne levert auto-onderdelen aan zo’n 600 grossiers met 750 vestigingen in heel Nederland. Die grossiers leveren op hun beurt soms wel zes keer per dag aan vrije autogarages in de buurt. “Onder de naam Kühne Cargo zorgen zo’n 35 bestelauto’s ervoor dat alles wat voor 10.00 uur is besteld, nog voor 13.00 uur wordt uitgeleverd. Als onze servicegraad onder de 95 procent zakt, doen we niet meer mee”, benadrukt Kamphuis.
Aparte afdeling
Om snelle leveringen en een hoge servicegraad mogelijk te maken beschikt Kühne naast Hoevelaken over nog drie vestigingen. In Schiedam, Veldhoven en Hoogeveen ligt een kleine voorraad die weliswaar breed, maar niet erg diep is. In het centrale magazijn, dat naast het hoofdkantoor in Hoevelaken staat, liggen op een oppervlakte van 5.000 vierkante meter maar liefst 75.000 tot 80.000 artikelen.
Kühne besloot 7 jaar geleden om serieus met voorraadbeheer aan de slag te gaan. Tot dan toe lag het voorraadbeheer bij de productmanagers, die elk een of meerdere productgroepen onder zich hadden. Zij waren verantwoordelijk voor de inkoop, marketing, prijsstelling en dus ook de voorraadniveaus. Ze hadden feeling met de producten, spraken de taal van de leveranciers, maar hadden niet allemaal evenveel kennis over voorraadbeheer. “Soms schoot het erbij in of maakten mensen zich er te gemakkelijk vanaf. Voorraadbeheer had in ieder geval absoluut geen focus”, vertelt Kamphuis, die ook zelf een verleden heeft als productmanager.
Kühne besloot een nieuwe afdeling voorraadbeheer onder verantwoordelijkheid van de logistiek manager op te zetten. Deze afdeling telt zes voorraadplanners. “We kunnen nu ook strategische keuzes maken, bijvoorbeeld van welke artikelen we extra voorraad moeten aanleggen. Voorraadbeheer is iets wat je aan specialisten moet overlaten.”
Simulaties
De nieuwe voorraadplanners kregen ter ondersteuning een nieuw softwaresysteem: Slim4 van softwareleverancier Slimstock. “Tot dan toe gebruikten we het ERP-pakket Bestmate van Centric voor voorraadbeheer. Dat is echter een bestelsysteem, geen voorraadoptimalisatiesysteem zoals Slim4”, stelt Kamphuis. “Met Slim4 kunnen we veel beter rekening houden met forecasts en bijvoorbeeld ook simulaties uitvoeren: hoe ontwikkelt de servicegraad zich als we meer op voorraad gaan leggen?”
Dankzij Slim4 is Kühne in staat om de focus op de snellopers te richten. “Van de 75.000 tot 80.000 artikelen die in ons magazijn liggen, zijn 9.000 artikelen erg belangrijk. De rest verkopen we maar een paar keer per jaar. Door ervoor te zorgen dat de servicegraad van die 9.000 snellopers op 99% ligt, tillen we de servicegraad van ons totale assortiment vanzelf richting de gewenste 95 procent”, legt Kamphuis uit.
Voor meer dan 85% van de artikelen volgt Kühne het advies van Slim4 op. Bij de overige artikelen krijgen de voorraadplanners een seintje dat extra aandacht is vereist. “Dat zijn bijvoorbeeld nieuwe artikelen waarvoor nog geen historie bestaat. Dat soort artikelen moeten we zelf nog eens beoordelen”, vertelt Kamphuis.
Grip op leveranciers
Hoewel de implementatie van Slim4 en vooral de koppeling met het ERP-pakket Bestmate wat te wensen overliet, is Kamphuis tevreden over Slim4. “Dit systeem is vooral goed in artikelen met een lage omloopsnelheid. Als we van onderdelen die we hooguit één of twee keer per jaar verkopen altijd standaard twee exemplaren aanhouden, leidt dat tot erg hoge voorraden. Slim4 weet goed raad met dit soort artikelen”, aldus Kamphuis.
Kühne heeft in de loop der jaren ook meer greep op de leveranciers gekregen. In Slim4 is namelijk eenvoudig te zien voor welke artikelen de verwachte levertijd is overschreden. De leveranciers van die artikelen kunnen vervolgens daarop worden aangesproken. “Als het aantal backorders steevast hoog is, zijn we soms gedwongen om een alternatieve leverancier te zoeken.”
De directie van Kühne profiteert ook van Slim4. Via de dashboardfunctionaliteit in dit systeem houdt zij zicht op voorraadontwikkelingen. “Er zijn altijd periodes in een jaar dat de voorraden lager zijn. Nu kunnen we daar professioneel mee omgaan.”
Nu België
Het opzetten van een aparte afdeling voorraadbeheer, voorzien van een nieuw voorraadoptimalisatiesysteem, heeft Kühne heel wat geld bespaard. De voorraadrotatie lag voor de start van deze afdeling op 2,9 en schommelt nu rond de 3,9. Tegelijkertijd is de servicegraad gestegen van 91 naar 95%. “Dat was ons zonder Slim4 alleen gelukt door de veiligheidsvoorraden enorm te verhogen”, weet Kamphuis. “We willen de servicegraad nog verder verhogen naar 96%.”
Nu Kühne in Nederland weer grip heeft op de voorraad, is België in de beurt. In dat land beschikt Kühne sinds drie jaar als gevolg van een overname ook over een vestiging. Tot nu toe opereerde die vestiging nog grotendeels autonoom, maar dat gaat veranderen. De voorraad in België wordt straks ook aangestuurd met Slim4. “De reden is dezelfde als waarom in Nederland zeven jaar geleden een aparte afdeling voorraadbeheer is opgezet”, weet Kamphuis. “Als je voorraadbeheer aan specialisten overlaat, leidt dat tot een beter eindresultaat dan wanneer iemand dat er ‘even’ bij doet.”
Wie wat waarom?
Wie?
Kühne Automotive is een groothandel in auto-onderdelen met vestigingen in Hoevelaken, Schiedam, Veldhoven en Hoogeveen. In het centrale magazijn in Hoevelaken liggen 75.000 tot 80.000 artikelen op voorraad.
Wat?
Kühne heeft 7 jaar geleden het voorraadbeheer in Nederland geprofessionaliseerd met onder meer het voorraadbeheersysteem Slim4 van Slimstock. Nu gaat Kühne dit systeem ook inzetten voor de drie jaar geleden overgenomen vestiging in België.
Waarom?
Sinds de professionalisering is de voorraadrotatie gestegen van 2,9 naar 3,9, terwijl de servicegraad is gegroeid van 91 naar 95%.
