Jongeneel beschikt over 40 vestigingen met een ‘drive in’-magazijn. Klanten kunnen met hun auto tot aan de stellingen rijden om de gewenste producten direct in te laden. Om ervoor te zorgen dat die klanten niet misgrijpen, heeft Jongeneel een nieuw voorraadbeheersysteem aangeschaft. De voorraden in alle 40 vestigingen worden nu centraal aangestuurd met Slim4.
Een netwerk van 40 voorraadpunten in Nederland heeft zo zijn voordelen. Als je op een van de voorraadpunten eens onverhoopt te weinig voorraad legt, kun je altijd nog heel snel iets van een naburige vestiging laten aanrukken.
Die noodgreep moest Jongeneel regelmatig toepassen toen de groothandel in hout- en bouwmaterialen nog het ERP-systeem gebruikte voor voorraadbeheer. “Dat was een zelf ontwikkeld systeem dat alleen rekende op basis van gemiddelden. Het systeem keek naar de gemiddelde afzet in de laatste drie maanden en maakte op basis daarvan een besteladvies. Gemiddeldes zeggen echter niets over pieken en dalen in het afzetpatroon. Dat leverde altijd weer problemen op rondom vakanties”, vertelt Fokke Knook, manager logistiek en business development van Jongeneel. “Bovendien kostte het met dit systeem gewoon heel veel tijd om tot een goed besteladvies te komen. Met als gevolg dat het minder vaak en minder grondig gebeurt.”
Standaard systeem
Jongeneel onderzocht in eerste instantie de mogelijkheden om het ERP-systeem uit te breiden met extra functionaliteit op het gebied van voorraadbeheer. Het bleek handiger te zijn om een standaard voorraadbeheersysteem aan te schaffen en dat te koppelen aan het ERP-systeem. Jongeneel kwam al snel uit bij het systeem Slim4 van Slimstock. “Ik kende Slim4 al vanuit het verleden. Daarnaast werkt ons zusterbedrijf JéwéRET ook al met dit systeem. Zij waren positief over het bedieningsgemak en de snelheid van implementeren”, aldus Knook.
Jongeneel startte in de zomer van 2010 met implementeren van Slim4. Gezien de complexiteit van de operatie was het project opgesplitst in drie fases. In de eerste fase werd de productgroep bouwmaterialen overgezet op Slim4. “Denk aan deuren, gipswanden, isolatiemateriaal enzovoort: producten die we voornamelijk inkopen bij Nederlandse leveranciers en die rechtstreeks aan de 40 vestigingen worden geleverd. Dat betreft het grootste deel van de 15.000 stock keeping units (SKU’s)”, weet Knook.
In 2011 was het de beurt aan de voorraadpunten in de havens van Amsterdam en Rotterdam, waarvandaan plaatmaterialen en hardhout uit landen als Brazilië, Chili, Maleisië, Finland en Ierland aan de 40 vestigingen wordt geleverd. Als laatste is eind 2011 de aanvoer van zachthout vanuit Zweden op Slim4 overgeschakeld.
Stamgegevens opschonen
In totaal werken nu negen planners met Slim4. De planners in Deventer en Oss verzorgen het voorraadbeheer van de 40 vestigingen. De planners in Utrecht nemen de centrale locaties in Amsterdam, Rotterdam en Utrecht voor hun rekening. “Zij beheren niet meer dan 400 artikelnummers, die echter wel 35% van de omzet vormen”, vertelt Knook.
Nu Slim4 draait, zitten de 9 voorraadplanners weer met plezier achter hun schermen. Ze zijn minder tijd kwijt aan repeterende handelingen en krijgen de juiste informatie op een presenteerblaadje aangereikt. Dankzij ‘management by exception’ zien de planners direct welke artikelen aandacht vereisen. “Daardoor hebben ze nu meer tijd voor andere taken, zoals het maken van analyses, het verbeteren van forecasts en het plannen van acties”, aldus Knook, die eraan toevoegt dat er nu meer rust in het voorraadbeheerproces en in de supply chain heerst.
Bijkomend voordeel van de implementatie is dat Jongeneel zijn stamgegevens flink heeft moeten opschonen. Gegevens zoals bestelhoeveelheden, levertijden, inkoopprijzen en het aantal stuks op een pallet waren in verschillende systemen vastgelegd en waren niet overal even goed bijgehouden. “Slim4 is een hele goede rekentool, maar die heeft ook hele goede data nodig. Nu de stamgegevens zijn opgeschoond, profiteren ook andere afdelingen zoals inkoop en financiën daarvan.”
ABC-indeling
De eerste resultaten werden al zichtbaar binnen een half jaar nadat het nieuwe voorraadbeheersysteem voor de eerste productgroepen in gebruik was genomen. De servicegraad steeg bijvoorbeeld van 96,0 naar 97,5%. Tegelijkertijd daalde het voorraadniveau voor een groot aantal productgroepen met 10 tot 15%. “Het voorraadniveau zal nog wel verder dalen”, verwacht Jongeneel. “Het vergt nu eenmaal tijd om ook de overtollige voorraden B- en C-artikelen helemaal eruit te laten lopen.”
Jongeneel profiteert vooral van de mogelijkheid die Slim4 biedt om het assortiment in A-, B- en C-artikelen in te delen. “Natuurlijk willen we dat de servicegraad van A-artikelen hoog is, met relatief hoge voorraden als gevolg. Van de C-artikelen halen we daarentegen minder in huis, en dus daalt de voorraad.”
De planners kunnen nu ook zien hoe vaak een artikel wordt ‘geraakt’. Een artikel wordt misschien in drie maanden tijd 100 keer verkocht, maar het maakt nogal verschil of het gaat om één order van 100 stuks of om 100 orders van één stuk. In dat laatste geval is het noodzakelijk om dit artikel continu op voorraad te hebben, maar hoeft het voorraadniveau niet per se 100 stuks te bedragen.
“Vroeger zagen we dat niet. Ons ERP-systeem keek immers alleen maar naar de gemiddelde afzet in de laatste drie maanden. Als een artikel dan verkocht was, wisten we niet hoe snel we moesten bijbestellen. Terwijl we misschien blij hadden moeten zijn dat het eindelijk verkocht was.”
Benchmarken
Nu de voorraden onder controle zijn, is Jongeneel klaar voor de volgende stap: voor elke vestiging het best denkbare assortiment vaststellen. Het basisassortiment ligt overal, maar in de Achterhoek is de vraag nu eenmaal anders dan in Den Haag. “Slim4 maakt het gemakkelijker om onze 40 vestigingen onderling te benchmarken. Daar vloeien kansen uit voort. Als bijvoorbeeld blijkt dat een artikel op 25 locaties goed loopt, moeten we het misschien ook op de andere locaties neerleggen.”
Daarnaast hebben de planners nu meer instrumenten om vestigingsmanagers te overtuigen van de noodzaak om het assortiment aan te passen. “Met wat grafiekjes kunnen we hen snel laten zien wat wel en wat niet werkt.”
Wie, wat waarom?
Wie?
Jongeneel is een groothandel in hout- en bouwmaterialen met 40 voorraadpunten, allemaal drive in-magazijnen. Het bedrijf telt zo’n 12.000 klanten, van landelijk opererende bouwmaatschappijen tot kleine aannemers en zzp’ers.
Wat?
Jongeneel heeft een nieuw voorraadbeheersysteem aangeschaft, waarmee de voorraden op alle 40 voorraadpunten en op de 4 centrale locaties centraal wordt aangestuurd.
Waarom?
Reden is verhoging van de servicegraad en verlaging van de voorraden. De servicegraad is met 1,5 procent gestegen, de voorraden zijn voor een groot aantal productgroepen met 10 tot 15% gedaald.
