Negen jaar na de ingebruikname constateerde Solar Nederland dat het voorraadoptimalisatiesysteem Slim4 steeds minder efficiënt werd gebruikt. Oorzaak: het verloop op de afdeling voorraadbeheer en het daarmee gepaard gaande verdwijnen van kennis.
Met behulp van een coach van Slimstock Professionals is het kennispeil weer op het gewenste niveau gebracht en staan de parameters in Slim4 weer goed. Resultaat: een voorraadreductie van 10% bij gelijkblijvende servicegraad.
Sinds de overname van Vegro in 2008 beschikt Solar Nederland over een compleet assortiment voor de installatiebranche. Vegro was immers gespecialiseerd in verwarming en sanitair, terwijl Solar met name sterk was in elektra. “Samen hebben we nu 50.000 artikelen op voorraad, 20.000 op het gebied van verwarming en sanitair, 30.000 op het gebied van elektra”, vertelt Jacques Boon, supply chain director van Solar Nederland.
De voorraad ligt verspreid over drie dc’s. Het voormalige Vegro-dc in Alkmaar biedt nog steeds ruimte aan de productgroepen verwarming en sanitair, terwijl in Duiven de elektrotechnische artikelen liggen. Het dc in Zwolle dient voornamelijk als transport-hub, maar heeft wel een kleine voorraad snellopende, volumineuze artikelen. “Alle dc’s hebben hun eigen klanten. We zorgen ervoor dat elke dag opnieuw in alle dc’s beschikbaar is wat die klanten bestellen. Dat betekent dat er continu verkeer is tussen de dc’s”, aldus Boon, die eraan toevoegt dat Solar ook nog eens 19 verkoopvestigingen met een afhaalbalie heeft. “De voorraad op die vestigingen is kleiner en betreft alleen de artikelen die gangbaar zijn in die regio.”
Verloop van kennis
De afgelopen jaren bekroop Boon het gevoel dat zijn team voorraadbeheerders steken liet vallen. De meest concrete aanwijzing was de constatering dat ze steeds vaker handmatig bestelden, ondanks alle automatische besteladviezen die het voorraadbeheersysteem Slim4 genereerde. “Als je merkt dat het systeem niet langer optimale besteladviezen genereert, is dat een aanwijzing dat de parameters niet goed staan. Het ontbrak onze mensen echter aan voldoende inzicht om die parameters bij te stellen”, legt Boon uit.
Oorzaak is het grote verloop binnen de afdeling in de 9 jaar nadat Slim4 in gebruik was genomen. Verloop van mensen betekent ook verloop van kennis. “En als de kennis niet optimaal is, kunnen we niet maximaal gebruikmaken van de mogelijkheden van het systeem.”
Het grote verloop, met name bij het management van de afdeling, betekent ook dat in de loop der jaren verschillende mensen aan de parameters van Slim4 hebben zitten sleutelen. “Als de eerste manager aan de linkerknop draait en zijn opvolger aan de rechterknop zonder te weten waaraan zijn voorganger heeft gedraaid, gaan de verschillende parameters op een gegeven moment tegen elkaar in werken”, stelt Boon.
In het najaar van 2011 klopte Solar Nederland bij Slimstock Professionals aan voor ondersteuning. “Ik zocht een oplossing om de kennis van de medewerkers en hun gebruik van het systeem weer op het juiste niveau te krijgen. Een half jaar lang hebben we daarom twee dagen per week ondersteuning gehad van een specialist van Slimstock Professionals.”
Van reactief naar proactief
De specialist van Slimstock Professionals kreeg twee opdrachten mee: draag je kennis over aan de mensen op de afdeling en help het systeem weer op orde te krijgen met de juiste instellingen van de parameters. “Die kennis betrof met name de werkwijze van het systeem. Slim4 rekent van alles uit, maar het is wel zaak om die uitkomsten juist te interpreteren. We willen immers geen medewerkers die de adviezen van het systeem domweg opvolgen, maar die ook de parameters kunnen beheren”, licht Boon toe.
Een ander doel was het creëren van een team dat proactief in plaats van reactief te werk gaat. “Als het verloop hoog is en steeds meer kennis verdwijnt, vallen mensen terug in oude patronen. Ondertussen verandert het bedrijf, het assortiment en onze klanten. De vraag van klanten verandert steeds sneller. We moeten proberen die vraag voor te zijn.”
Een half jaar lang fungeerde de specialist als een coach voor het team van zeven ‘stock controllers’. Hij observeerde het proces, keek mee over de schouders van de voorraadbeheerders naar de besteladviezen van Slim4 en gaf hen de nodige feedback. “Hij ziet dingen die onze medewerkers niet zien en helpt hen met het interpreteren van cijfers. Daarnaast was hij beschikbaar voor vragen van de medewerkers.
De coach had een ruime ervaring in Slim4 en in voorraadbeheer bij soortgelijke bedrijven als Solar Nederland. “Iemand die met een andere bril naar onze processen en onze systemen keek, niet gehinderd door enige vorm van bedrijfsblindheid.”
10% reductie
Het resultaat stemt Solar Nederland tot tevredenheid. Na een half jaar is de voorraad met 10% gereduceerd, terwijl de servicegraad onveranderd op het gewenste niveau van 98% is gebleven. “Mensen zijn geneigd om te zoeken naar veiligheid, ook wat voorraadbeheer betreft. De hoogte van de veiligheidsvoorraad wordt bepaald door een aantal parameters. Hoe meer parameters op ‘veilig’ staan, hoe groter de veiligheidsvoorraden”, licht Boon toe.
De voorraadreductie betrof zowel snellopers als langzaamlopers. “Binnen een paar weken was de helft van de voorraadreductie al gerealiseerd, die snellopers lopen er snel uit. Het kan wel een jaar duren voordat ook de andere helft helemaal is gerealiseerd.”
De coach ging aan de slag op het moment dat de afdeling voorraadbeheer een nieuwe manager kreeg. Een bewuste keuze waarvan Boon zeker geen spijt heeft gehad. “Voordat een nieuwe manager zich heeft ingewerkt en het systeem voldoende kent om verbeteringen door te voeren, ben je een hele tijd verder. Het inhuren van de coach heeft ervoor gezorgd dat we de voorraadreductie minstens 4 tot 6 maanden eerder hebben gerealiseerd.”
De investering in een coach heeft zijn geld opgeleverd, meent Boon. “Een voorraadreductie van 10% en een rente van 5%, reken maar uit. We hebben veel werkkapitaal vrijgemaakt, en dat is belangrijk voor ons als beursgenoteerd bedrijf.”
Wie wat waarom?
Wie?
Solar Nederland is een technische groothandel met drie distributiecentra en 19 verkoopvestigingen met afhaalbalies. In de dc’s liggen 50.000 artikelen op voorraad.
Wat?
Het voorraadbeheersysteem Slim4 werd steeds minder goed gebruikt, voornamelijk door een groot verloop van mensen en van kennis. Met een coach van Slimstock Professionals is zowel de kennis als het systeem weer op het gewenste niveau gebracht.
Waarom?
De inzet van een coach heeft geleid tot kennisverrijking, met als gevolg een voorraadreductie van 10%.
