1. Vergelijk de prijzen voordat u contracten verlengt of nieuwe software koopt
Softwareprijzen zijn notoir inconsistent, waardoor het moeilijk is om te weten of u een eerlijke deal krijgt. Het is niet ongewoon dat twee gelijkaardige bedrijven die gelijkaardige aankopen doen, sterk verschillende prijzen betalen, soms tot 50% verschil! En licentievoorwaarden zijn complex en veranderlijk.
IT prijs benchmark analyse werkt als een bescherming tegen overbesteding. Als u weet wat uw concurrenten betalen, kunt u onderhandelen over gelijke of betere prijzen dan de beste in de markt. Slimme managers gebruiken benchmarking om buitensporige kosten te vermijden, wijzigingen in prijzen en licenties van leveranciers bij te houden en gegevensgestuurde onderhandelingen met leveranciers te voeren.
2. Analyseer uw gebruik en optimaliseer uw softwarelicenties.
De meest effectieve besparingsstrategieën vinden vaak al plaats voordat de onderhandelingen beginnen. Een goed voorbeeld: het optimaliseren van softwarelicenties. Veel bedrijven geven te veel uit door meer licenties, abonnementen of hogere licenties te kopen dan ze nodig hebben. Om dat te voorkomen, moet u een duidelijk inzicht hebben in de licentieopties (inclusief de kostenimplicaties van zaken als virtualisatie en indirecte toegang) die het best bij uw specifieke behoeften passen. Als u, zoals de meeste bedrijven, geen leverancierspecifieke expertise in huis hebt, raadpleeg dan onafhankelijke softwarelicentie-experts van derden (zoals die van Blackbelt XP).
3. Stel procedures op over wie mag communiceren met de leverancier tijdens onderhandelingen over softwarecontracten.
Een team dat werkt vanuit één draaiboek is essentieel voor sterke onderhandelingen over softwarelicenties. Uw software-aankoop heeft waarschijnlijk meerdere belanghebbenden, elk met hun eigen doelen en communicatiestijlen. Softwareleveranciers zijn bedreven in het uitbuiten van deze verschillen.
Daarom moet u het intern eens worden over de procedures voordat u gaat onderhandelen. Wie is de contactpersoon van uw bedrijf voor de verkoper? Mogen andere mensen met de verkoper communiceren? Zo niet, hoe moeten zij dan hun behoeften kenbaar maken aan uw interne woordvoerder? En wat moeten managers doen als de verkoper probeert rechtstreeks contact met hen op te nemen? Uw verkoper heeft een proces voor het onderhandelen over softwarelicentieovereenkomsten; dat zou u ook moeten hebben.
4. Onderhandel over gunstige contractvoorwaarden en stel verlenging niet uit tot het laatste moment.
De prijs staat vaak voorop bij het onderhandelen over een softwarecontract, maar het is een vergissing om de verlengingsvoorwaarden van de software over het hoofd te zien. Die bepalen hoeveel u in de toekomst betaalt. En verkopers weten dat als uw bedrijf eenmaal vastzit aan een contract, u eerder geneigd bent de overeenkomst te verlengen dan ergens anders heen te gaan. Als u niet op de verlengingsvoorwaarden let, betaalt u wellicht hogere tarieven bij verlenging. Overweeg met uw leverancier te onderhandelen over maxima voor jaarlijkse prijsverhogingen en verlengingen.
Denk ook aan de voorwaarden die gelden als u een contract niet verlengt. Misschien moet u van leverancier veranderen als uw behoeften veranderen, en dat is gemakkelijker als u al gunstige opzeggings- en overgangsbepalingen hebt bedongen waarin de verantwoordelijkheden en ondersteuning duidelijk zijn vastgelegd.
En wacht niet tot het laatste moment met verlengen! De conventionele wijsheid was vroeger dat wachten tot het einde van het kwartaal of jaar van uw leverancier een slimme manier was om op het laatste moment concessies af te dwingen. Maar dat is niet altijd waar; die drukke periode voor uw leverancier kan het nog moeilijker maken om hem te bereiken en een gunstig contract af te sluiten. Timing kan worden gebruikt als hefboom, maar zorg ervoor dat u genoeg over uw leverancier weet om het in uw voordeel te gebruiken.
5. Verduidelijk gebundelde prijzen
Gebundelde prijzen, waarbij meerdere SKU’s in één pakket worden gecombineerd, zijn gebruikelijk bij softwarelicenties. Het kan echter moeilijk voor u zijn om te zien waarvoor u precies betaalt en wat de waarde van elk onderdeel is. Bundels worden vaak opgevuld met shelfware die u nooit zult gebruiken, maar die u als een ‘gratis’ toevoeging wordt aangeboden. Dat verhoogt alleen de onderhoudskosten zonder echte waarde toe te voegen.
Maak duidelijk wat u krijgt (en wat u betaalt) door verkopers te vragen naar de prijzen en kortingen per artikel. Zo kunt u de waarde van elk item beoordelen en een meer gedetailleerde benchmarkanalyse uitvoeren.
6. Weeg het voordeel af van verbintenissen op langere termijn om betere prijzen te krijgen
Iedereen die ooit een gsm-contract heeft afgesloten, weet dat je betere prijzen krijgt als je je voor een langere termijn vastlegt. Dat is bij softwarelicenties niet anders. Veel leveranciers gaan akkoord met lagere prijzen in ruil voor blijvende loyaliteit en gegarandeerde inkomsten. Maar evalueer het contract zorgvuldig! Het aangaan van een minder-dan-ideaal contract kan uw bedrijf geld kosten en uw toekomstige opties beperken.
7. Weet hoeveel ondersteuning u nodig hebt en overweeg aanbieders van ondersteuning door derden
Gooi uw geld niet weg door meer software-onderhoud en -ondersteuning te kopen dan u nodig hebt. Softwareleveranciers verkopen u graag een premium ondersteuningspakket, maar zou de standaardversie aan uw behoeften voldoen? Of is een goedkopere externe ondersteuningsaanbieder een betere keuze?
De sleutel hier is – net als bij licenties – optimalisatie. Voordat u over een contract onderhandelt, moet u precies weten welke ondersteuning u nodig hebt. Informeer u ook over de opties die uw leverancier biedt.
En sluit ondersteuning door derden niet uit! Dit terrein breidt zich snel uit, en veel aanbieders bieden dezelfde of betere ondersteuning dan verkopers, vaak tegen veel lagere prijzen.
- Voer een prijsbenchmarkanalyse uit op tariefkaarten voor professionele diensten
Grote softwarecontracten gaan vaak gepaard met materiële implementatiekosten die op basis van tijd en materialen in rekening worden gebracht. Voordat u hiermee akkoord gaat, moet u een gedetailleerd projectplan krijgen waarin de projectmiddelen, het talent, de tijd en de mijlpalen worden geschetst. Dit plan moet een tariefkaart bevatten voor de verschillende rollen. Het uitvoeren van een prijsbenchmarkanalyse op de tariefkaart kan u helpen te dure rollen te identificeren waarover u kunt onderhandelen of die u zelfs kunt schrappen. - Zorg ervoor dat u in overeenstemming bent met bestaande softwarelicenties
Leveranciers gebruiken de vernieuwing van softwarecontracten vaak als een gelegenheid om te evalueren of u voldoet aan uw softwarelicenties. Daarom moet u compliant zijn voordat u onderhandelt over de verlenging van uw contract.
De meeste schendingen van de compliance zijn onopzettelijk. Het is gemakkelijk om een licentie verkeerd te gebruiken, productgebruiksrechten verkeerd te interpreteren of onbedoelde gevolgen te ondervinden van het upgraden of downgraden van licentietypen. De meeste leveranciersaudits brengen niet-naleving aan het licht die leidt tot hoge boetes.
Om die situatie te voorkomen, voert u een interne zelfaudit uit – een License Position Assessment – om potentiële risico’s te identificeren en op te lossen. En doe dit ruim voor uw volgende verlenging of true-up zodat u voldoende tijd heeft om eventuele problemen op te lossen.
- Begrijp de softwarecontractclausules die software licentie audits begeleiden
Zorg ervoor dat alle auditrechten duidelijk in uw contract zijn vastgelegd en overeengekomen. Deze moeten zaken omvatten als welke tools zullen worden gebruikt, welke gegevens moeten worden verstrekt, welke bronnen kunnen worden gecontroleerd en hoe geschillen zullen worden bemiddeld. Als u deze controlerechten en -procedures begrijpt, kunt u ze gebruiken om uw zelfcontrole te sturen en boetes te vermijden.
