Het lossen van een volle vrachtauto bij het dc van een supermarktketen vergt in theorie slechts dertig minuten. Toch duurt het gemiddeld anderhalf uur voordat een vrachtauto leeg weer wegrijdt. Bovendien zijn de verschillen tussen de dc’s groot, zoals blijkt uit vier edities van het NK Speeddocking. Onderzoek van Caroz wijst uit dat een betere voorspelling van de ontvangsttijden voor een flinke verbetering kan zorgen.
De laatste twee edities van het NK Speeddocking zijn gewonnen door Deen Supermarkten. De gemiddelde verblijfstijd van een vrachtauto bedraagt bij het dc van deze supermarktketen in Hoorn gemiddeld net iets meer dan een uur. Er zijn echter ook supermarkt dc’s waar vrachtauto’s regelmatig drie uur of nog langer moeten wachten. “Wij beschikken over goed ingerichte processen en ervaren medewerkers die weten wat ze doen. Als onze ontvangstmedewerkers bijvoorbeeld bezig zijn met de ontvangst van een volle vrachtauto, nemen we tegelijkertijd die leverancier met twee pallets op het dock ernaast mee. Die hoeft dan niet eerst een uur te wachten”, verklaart Vincent Wagenaar, logistiek manager van Deen Supermarkten.
Twee studenten van de Fontys Hogescholen uit Venlo hebben in opdracht van Caroz de oorzaken van de grote verschillen tussen retailers onderzocht. Zij hebben tijdens het NK Speeddocking bij dertien dc’s van zes retailers maar liefst 478 losprocessen en 42 emballageprocessen handeling voor handeling geobserveerd en geanalyseerd. Het resultaat is een top vijf van verbeterpunten, waarvan vier bestaan uit de elementen van het NK Speeddocking Innovatiemodel (zie kader). Het vijfde verbeterpunt is minder voor de hand liggend: het beter voorspellen van de ontvangsttijden. “Het maakt nogal uit of je een volle vrachtauto met alleen maar bier of met tachtig verschillende cosmeticaproducten ontvangt”, verklaart Edward Heijnen, director supply chain development bij Caroz.
Kwaliteitscontrole
De meeste supermarktketens rekenen bij het plannen van de goederenontvangst met gemiddelden. Ze weten hoe lang het gemiddeld duurt om een vrachtauto te lossen, maar gaan de mist in als de benodigde tijd in de praktijk veel langer blijkt te zijn. Het gevolg is vertraging, niet alleen op de dc-vloer maar ook bij de leveranciers of logistiek dienstverleners die moeten wachten en hun transportplanning verstoord zien worden.
Bier levert nooit problemen op. De kratten arriveren doorgaans in grote volumes, volle vrachtauto’s met regelmatig maar één artikelnummer. Wie de GS1-standaarden voor palletlabels en EDI-verzendberichten correct toepast, hoeft dan maar één pallet te scannen om al het bier in te boeken.
Bij cosmetica zijn de volumes veel kleiner en bestellen retailers vaak minder dan een pallet per artikelnummer. Het gevolg is dat de halfvolle pallets op elkaar worden gestapeld, wat tot veel meer handling leidt. Heftruckchauffeurs moeten de pallets op de ontvangstvloer immers weer afstapelen om ze elk op hun eigen opslaglocatie te kunnen wegzetten. In de meeste dc’s moet elke pallet bovendien apart worden gescand om in te boeken. “Dat betekent dat het ontvangstproces al gauw twee tot drie keer zo lang duurt”, stelt Heijnen.
Voor versartikelen is het proces zo mogelijk nog complexer, onder meer vanwege de kwaliteitscontrole. “Bij vers zijn we verplicht om steeksproefsgewijs de temperatuur te meten en in te voeren. Met een infrarood thermometer gaat dat snel, maar het vormt wel een extra handeling”, vertelt Wagenaar.
Betere voorspelbaarheid
Heijnen adviseert retailers om meer rekening te houden met de verschillen in ontvangsttijden per productgroep of per leverancier. “Belangrijkste motief is verbetering van de voorspelbaarheid. Als vooraf met grote zekerheid bekend is hoe lang het lossen en inboeken van zending duurt, kunnen leveranciers en logistiek dienstverleners hun planning daarop afstemmen. Veel dienstverleners kiezen nu ervoor om een half uur te vroeg te arriveren. De extra kosten daarvan kunnen oplopen tot een ton per jaar.”
Deen Supermarkten slaagt erin om problemen door de variatie in ontvangsttijden op een praktische manier in de kiem te smoren. Het WMS van deze supermarktketen rekent eveneens met gemiddelden, maar korte communicatielijnen voorkomen onverwachte vertragingen. “De besteller die goederen afroept, zit op de afdeling goederenontvangst. Hij waarschuwt wanneer een afwijkende zending komt, zodat we onze planning daarop kunnen afstemmen”, weet Wagenaar.
Heijnen pleit voor een WMS waarin de ontvangsttijd als een parameter kan worden ingesteld. Dat biedt tevens de mogelijkheid om de ontvangsttijden nog verder te analyseren en verbeteren. “Stel dat het lossen van een vrachtauto met bier gemiddeld twintig minuten duurt, maar dat de vrachtauto’s van één bierproducent steevast dertig minuten vergen. Wat is daarvan de reden?”
Dynamische slottijden
Een andere verbeterpunt is het werken met dynamische slottijden. Een aantal retailers werkt al met een platform waarop leveranciers en logistiekdienstverleners een slottijd kunnen reserveren. “Als één leverancier door onvoorziene omstandigheden vertraging heeft opgelopen, moet het mogelijk zijn om de slottijd te ruilen met een leverancier die ruimer in zijn planning zit”, vertelt Heijnen.
Deen werkt aan een andere oplossing. Wagenaar praat met andere leden van inkooporganisatie Superunie over het bundelen van zendingen van kleinere leveranciers. “Die ontvangsten zijn vaak lastig te plannen, vooral omdat die vrachtauto’s langs meerdere dc’s moeten. Bundeling van die zendingen leidt tot minder verstoringen, vollere vrachtauto’s, en uiteindelijk dus tot minder vrachtauto’s aan de deur.”
NK Speeddocking Innovatiemodel
De onderzoekers van Caroz hebben op basis van hun analyse van de verblijftijden van vrachtauto’s bij dc’s een lijst met negentien verbeterpunten opgesteld. De belangrijkste aanbeveling is het NK Speeddocking Innovatiemodel, dat vier elementen omvat:
1. Green Order: bestel zo veel mogelijk volle vrachtauto’s, eventueel door inkomende goederenstromen te combineren.
2. Scan & Go: gebruik het GS1 Palletlabel en het GS1 Verzendbericht, zodat het scannen van één pallet volstaat om een hele vrachtauto in te boeken.
3. Dynamic On Time: werk met bloktijden om het lossen van vrachtauto’s beter te kunnen plannen en monitoren.
4. Dock&Roll: gebruik automatische lossystemen, bijvoorbeeld op basis van kettingbanen.
Het volledige rapport is te verkrijgen via de website van Caroz, www.caroz.com.
